Vinkit onnistuneeseen rekrytointiin

Rekrytointi on taitolaji, jossa voi kehittyä jatkuvasti. Kokosimme yhteen rekrytoinnin tyypilliset sudenkuopat ja keinot ylittää ne. Mitä vastaat seuraaviin kysymyksiin?

Tiedätkö, ketä haet?

Rekrytoijan ensimmäinen tehtävä on selvittää, millaista osaamista palkattavalta henkilöltä halutaan. Mitkä ovat kriittiset osaamisalueet? Mikä on työn vaativuustaso? Sisältyykö rekrytoitavan henkilön työnkuvaan jotakin, mitä edeltäjän työhön ei sisältynyt? 

Katso olemassa olevien roolien läpi, ohi ja yli ja pohdi kriittisesti, onko paras ratkaisu palkata seuraaja samalla työnkuvalla kuin edeltäjänsä.

Muista kysyä myös tiimiltä, millaista osaamista tiimin jäsenet toivovat uudelta kollegaltaan. Nyt on sopiva hetki järjestellä työnkuvia uudelleen ja tarjota vanhoille työntekijöille uusia haasteita ja vaihtelua. 

Varmista, että odotuksesi uuden ammattilaisen suhteen ovat realistiset. Jos odotat seuraajan olevan edeltäjänsä kaltainen, joudut todennäköisesti pettymään.

Varmista lopuksi, että kaikki rekrytointiin osallistuvat, kuten ulkoiset rekrytointikumppanit, ovat yhtä mieltä siitä, millaista osaamista haetaan.

Lue myös: Kesätyöntekijöiden rekrytointi

Rekrytoitko myös tulevaisuutta varten?

Vaikka rekrytoisit ihmistä tiettyyn positioon, yrityksellä voi olla suunnitelmia, joiden vuoksi työnkuvat tulevat muuttumaan lähivuosina. Rekrytoijan onkin paikallaan tuntea yrityksen tulevaisuudensuunnitelmat ja ottaa ne huomioon uutta työntekijää etsiessään. 

Palkkaa siis osaamista tiettyyn tehtävään, mutta myös siirrettäviä taitoja. Niistä on hyötyä, jos työntekijän tehtäväalue myöhemmin muuttuu. Rekrytoinnissa pitkäjänteisyys palkitaan!

Onko sinulla kiire rekrytoida?

Osaava ja organisaation kulttuuriin sopiva henkilöstö on yrityksen suurin voimavara ja menestystekijä. Jos sinulla ei ole riittävästi aikaa panostettavaksi rekrytointiin, prioriteetit eivät kenties ole kunnossa. Raivaa siis kalenteristasi tilaa rekrytoinnille tai mieti, voitko ulkoistaa ainakin osan rekrytoinnin vaiheista.

Lue myös: Kun se oikea työnhakija ja työnantaja kohtaavat – näistä aineksista syntyy rekrytoinnin täydellinen match

Osaatko suunnitella rekrytointikampanjan?

Rekrytointiprosessin kulku kannattaa käydä läpi heti rekrytoinnin alkuvaiheessa. Merkitse kalenteriin, milloin kampanjoidaan, milloin haastatellaan, milloin valinta tehdään ja milloin uusi kollega perehdytetään. Varmista, että aikataulu ja tärkeät päivämäärät ovat tiedossa kaikilla rekrytointiin ja perehdytykseen osallistuvilla. 

Tee mediavalinnat ja lähetä rekrytointi-ilmoitus julkaistavaksi. Ilmoitusta ei välttämättä kannata jakaa joka tuutissa vaan valita sopivimmat kanavat, joiden kautta tavoitat juuri oikean kohderyhmän. Näin saat hakijoita, jotka vastaavat toiveitasi.

Tutustu Oikotien tuotteisiin – kaipaat sitten apua rekrytointiprosessiin tai oikeanlaisten työnhakijoiden tavoittamiseen.

Ota hyvissä ajoin yhteys organisaatiosi markkinointi- ja viestintäosaajiin, jotta voitte laittaa myös yrityksen omat kanavat laulamaan heti kun rekrytointi-ilmoitus on valmis.

Onko rekrytointi ydinosaamistasi?

Rekrytoijan kokemattomuus voi muodostua onnistuneen rekrytoinnin esteeksi erityisesti, jos organisaatiossa ei ole HR-toimintoa vaan rekrytoinnista vastaa esihenkilö yksin. Jos et ole rekrytoinnin ammattilainen eikä organisaatiossasi ole sellaista, mieti, voitko ulkoistaa rekrytoinnin ainakin osittain.

Lataa: Vastuullisen rekrytoinnin opas

Rekrytoivan esihenkilön vastuu on suuri: siihen liittyy niin juridisia seikkoja kuin ryhmädynamiikasta huolehtimista. Rekrytoijana olet vastuussa esimerkiksi siitä, että käsittelet ja säilytät hakemuksia, ansioluetteloja ja niissä esiintyviä henkilötietoja oikein.

Lue myös: Onnistunut esihenkilötyö yhdistää ihmisten erilaisuutta

Kokemattomana rekrytoijana saatat huomaamattasi valikoida hakijoiden joukosta itsesi kaltaisia persoonia. Tiimin toimivuuden kannalta on kuitenkin olennaista, että porukassa on erilaisia tyyppejä, joiden osaaminen ja persoonallisuudet täydentävät toisiaan.

Mitä pienempi työyhteisö, sitä enemmän henkilöstömuutokset vaikuttavat dynamiikkaan.

Kokemattomana rekrytoijana saatat niin ikään huomaamattasi painottaa haussa osaamista, jota itse arvostat, mutta joka ei avoinna olevan tehtävän kannalta olekaan kaikkein merkittävintä. 

Lue myös: Kartoitus vastuulliseen rekrytointiprosessiin

Mitä aiot painottaa työpaikkailmoituksessa?

Tavoitat sopivat hakijat, jos osaat muotoilla työpaikkailmoituksen oikein. Hae ilmoituksella sitä, mitä oikeasti tarvitset painottaen sellaista osaamista, jota et voi myöhemmin saada työntekijää kouluttamalla. 

Muista kertoa myös, millaisia kehittymisen mahdollisuuksia ja työsuhde-etuja yritys tarjoaa työntekijöille. Ethän kuitenkaan lupaa kuuta taivaalta, jos sellaista ei ole tarjota. Lue lisää hyvän työpaikkailmoituksen kirjoittamisesta.

Pelkäätkö saavasi huonoja hakemuksia?

Ajatuksen kanssa laadittu työpaikkailmoitus tuottaa varmasti juuri oikeanlaisia hakemuksia. 

Jos rekrytointi-ilmoitus on kunnossa ja odotukset uuden työntekijän suhteen realistiset, mutta hakemukset ovat silti huonoja, vika löytyy todennäköisesti muualta kuin hakijoista. Kohdensitko ilmoituksen oikein? Vastaako nimike työn vaativuustasoa?

Lue myös: Data rekrytoinnin tukena – 11 tapaa parantaa rekrytoinnin tuloksellisuutta

Hakijat eivät osaa lukea ajatuksia, joten rekrytointi-ilmoituksessa kannattaa viestiä osaamiseen liittyvien toiveiden lisäksi siitä, mitä toivoo itse hakemuksilta. Onko jokin tietty seikka tai kokemus, josta hakijan kannattaa mainita hakemuksessaan? Onko työ luonteeltaan sellaista, että hakijat loistavat pikemmin videolla kuin kirjallisessa hakemuksessa? 

Pelkäätkö saavasi liikaa tai liian vähän hakemuksia?

Houkutteleva rekrytointi-ilmoitus voi poikia yllättävän ison määrän hakemuksia. Yllättävän iso hakemusmäärä on yksi niistä syistä, miksi rekrytointiin kannattaa varata reilusti aikaa. Suuri hakemusmäärä voi viestiä siitä, että yritys on haluttu työnantaja. Toisaalta se voi kertoa myös siitä, ettet onnistunut viestimään tehtävän vaativuustasosta tai työn sisällöstä riittävän jämäkästi, ja paikkaa hakivat siksi monen tasoiset osaajat. 

Pieni määrä hakemuksia voi olla hyvä asia, jos hakijat ovat sopivia ja päteviä tehtävään. Jos pienen hakemusmäärän joukosta ei löydy hyviä hakijoita, mieti, tavoittiko rekrytointi-ilmoitus potentiaaliset hakijat tai olisitko voinut tehdä enemmän ilmoituksen jakelun hyväksi. 

Oletko harkinnut sisäistä rekrytointia?

Aina rekrytoidessa ei kannata lähteä merta edemmäs kalaan. Se oikea osaaja voi löytyä yllättävän läheltä, omasta talosta. Pohdi siis ennen ulkoisen rekrytoinnin avaamista, hakisitko uutta työntekijää sittenkin organisaation sisältä.

Lue myös: Rekrytoinnin trendit 2021

Mitä aiot kysyä työhaastattelussa?

Satsaa työhaastattelussa hakijan käytännön osaamisen kartoittamiseen. Esitä kysymyksiä, joilla selvität, miten hakija hoitaisi tietyt työtehtävät tai työyhteisössä esiintyvät tilanteet. Kysy konkreettisia esimerkkejä työnhakijan työhistoriasta, kuten siitä, miten hän on hoitanut aiemmin uralla vastaan tulleita tehtäviä ja tilanteita. Näin löydät hakijoiden joukosta ne, joilla on työssä tarvittavaa näkemystä ja operatiivista osaamista. Työhaastattelua ei kannata tuhlata ansioluettelossa esiin tulleiden asioiden kertaamiseen. 

Tarjoa hakijalle myös mahdollisuus tavata tulevia tiimiläisiään. Anna tiimin jäsenten esittää omia kysymyksiään hakijalle ja hakijan vastaavasti potentiaalisille tuleville tiimiläisilleen.

Millaisen varasuunnitelman olet tehnyt?

Vaikka hakijoiden joukosta löytyisi todellinen helmi rekrytoinnin alkumetreillä, älä nuolaise ennen kuin tipahtaa. Ei ole hyvä luottaa liikaa siihen, että valittava henkilö ottaa paikan vastaan, vaikka sitä hänelle tarjoaisit. 

Huolehdi siis siitä, että sinulla on mielessäsi ainakin pari sopivaa hakijaa ja pidä heistä hyvää huolta koko prosessin ajan.

Näin et jää tyhjän päälle, jos suosikkisi päättää vetäytyä viime hetkellä.

Miten huolehdit työnantajakuvasta?

Yksi rekrytoinnin yleisimmistä kompastuskivistä on viestintä. Monesti hakijat jätetään pitkiksi ajoiksi odottamaan tietoa mahdollisesta haastatteluun pääsystä tai rekrytoinnin lopputuloksesta. Vaikeneminen antaa huonon kuvan yrityksestä, joten varaa riittävästi aikaa rekrytointiviestinnän hoitamiseen.

Lue myös: Kuinka luoda positiivinen ja vastuullinen hakijakokemus?

Rekrytoijana sinulla on mahdollisuus tehdä hakijoihin lähtemätön vaikutus kahdella tavalla: hyvällä tai huonolla. Tee hyvä vaikutus ja jää hakijan mieleen työnantajana, joka on kiinnostunut hakijoistaan. Hakijat muistavat yritystä hyvällä, suosittelevat sitä verkostoilleen ja saattavat itsekin hakea yritykseen uudemman kerran.

Jos hakijalle jää paha mieli huonosti hoidetusta yhteydenpidosta, hakijan verkostot saattavat kuulla siitä – myös sosiaalisessa mediassa. Työnantajakuvan särkyminen voi tulla kalliiksi niin henkisesti kuin taloudellisesti.

Katso video: Miten erottautua työnhaussa työnhakijoille?

Pidä siis kaikki – aivan kaikki – hakijat ajan tasalla rekrytoinnin etenemisestä. Älä jätä arvailujen varaan sitä, miksi paikka tai haastattelukutsu jäi saamatta, tai miksi tietty henkilö valittiin tehtävään; hiljaisuus voi herättää kysymyksiä esimerkiksi ikäsyrjinnästä.

Jos hakija pyytää hakemuksestaan palautetta, anna sitä. Varaa kalenteristasi aikaa palautteen antamiselle – taas yksi syy varata riittävästi aikaa rekrytointiin.

Lue myös: Yle järjesti palautewebinaarin ilman harjoittelupaikkaa jääneille hakijoille – katso vinkit webinaarin järjestämiseen

Entä jos rekrytoitu vaihtaa työpaikkaa pian aloitettuaan?

Pidä huoli, ettet lupaa työpaikkailmoituksessa ja rekrytointiprosessin aikana liikoja. Jos henkilö hakee työpaikkaa kehittyäkseen urallaan, päästäkseen ylläpitämään kielitaitoaan tai päästäkseen tekemään enemmän tiimityötä, älä petä hänen odotuksiaan. Yksi rekrytoijalta vaadittavista taidoista onkin kyky kuunnella hakijaa. Mitkä ovat hänen toiveensa ja tavoitteensa työtehtävien ja urakehityksen suhteen? Tuliko nyt luvattua liikaa?

Jos tehtävään valittu henkilö ei pääsekään käyttämään potentiaaliaan, hän kyllästyy ja vaihtaa työpaikkaa pian työt aloitettuaan.

Tylsistynyt työntekijä voi pahimmillaan ajautua vakavaan työpuutumukseen, jonka jäljet johtavat huonosti hoidettuun rekrytointiin.

Hyvä rekrytoija on kriittinen ja rehellinen omaa työtään kohtaan. Kerroitko hakijalle avoimesti työn haasteista sekä tiimin tai työyhteisön kipukohdista? Huolehditko kunnollisesta perehdytyksestä? Miten sitoutit tulokkaan uuden työyhteisön jäseneksi?  

Rekrytointi-ilmoitus on tietenkin myös markkinointia, ja viestii kilpailijoille ja sidosryhmille siitä, kuinka osaavaa henkilöstöä yrityksessä on. Hyvä rekrytoija ei kuitenkaan anna tämän olla itsetarkoitus, vaan keskittyy organisaation ja työnhakijan todellisiin toiveisiin ja tarpeisiin.