Aina pakka sekaisin? Näin suunnittelet työtä fiksummin x 8

Tuntuvatko työpäivät yhdeltä kaaokselta? Unohteletko palavereja tai sovittuja asioita? Onko sinulla vaikeuksia pysyä deadlineissa? Kokosimme yhteen vinkit, joiden avulla suunnittelet työtäsi fiksummin.

1. Valjasta kalenteri tehokäyttöön

Oletko turhan optimistinen ajankäytön suhteen? Kokeile sovitella esimerkiksi parin seuraavan viikon tärkeimmät työtehtävät kalenteriin. Älä kuitenkaan ahda kalenteriasi täyteen, vaan varaa aikaa yllättäville käänteille – niiltä tuskin voit välttyä. 

Töiden pilkkominen kalenteriin auttaa hahmottamaan, riittääkö aika kaikkien työlistalla olevien hommien tekemiseen, vai onko töitä syytä karsia. Se auttaa myös huomaamaan, kuinka paljon aikaa eri työtehtäville kannattaa varata, jotta pakka ei jatkossa olisi aina sekaisin. 

Jos kalenteri kertoo, että töitä on enemmän kuin aikaa, ota asia puheeksi esihenkilösi kanssa. Kerratkaa yhdessä työllesi asetetut tavoitteet ja priorisoikaa työtehtäviä näiden tavoitteiden pohjalta. Jos työtehtävät eivät ole linjassa tavoitteiden kanssa, sinulla on hyvät perusteet sanoa niille ”ei”. 

Lue myös: Kuka hallinnoi kalenteriasi?

2. Huomioi työkaverit aikatauluja suunnitellessasi

Kun suunnittelet omia aikataulujasi, ota huomioon kollegojesi aikataulut. Jos esimerkiksi tarvitset kommentteja tekemiisi dokumentteihin muilta, varaa heille riittävästi kommentointiaikaa. Et voi odottaa, että saat muiden työpanoksen käyttöösi heti kun sitä tarvitset. 

3. Tee yksi työtehtävä kerrallaan valmiiksi

Moni kehuu olevansa hyvä multitaskaaja, mutta aivojen näkökulmasta multitaskaamista ei ole olemassakaan. Tosiasiassa pystymme kohdentamaan huomiomme vain yhteen työtehtävään kerrallaan.

Pyri siihen, että teet yhden työtehtävän tai sen osan valmiiksi ennen kuin aloitat uuden. 

Näin voit varmistaa, ettei keskeneräisten asioiden määrä paisu mahdottomaksi. Jos koet hankalaksi keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan, kokeile sulkea sähköposti, pikaviestimet ja puhelimen sovellukset edes hetkeksi. On aivan turhaa vilkuilla niitä silloin kun teet keskittymistä vaativaa työtä.

4. Varaa aikaa levolle

Olennainen osa fiksua töiden suunnittelua on palautumisen suunnittelu. Kun vapaa-aikaa on riittävästi ja sen aikana pystyy huilaamaan kunnolla, työt sujuvat jouhevammin.

Kaikkea palautumista ei kuitenkaan kannata jättää vapaa-ajalle. Työpäivän aikana tapahtuva palautuminen tukee jaksamista yhtä lailla, joten älä tingi taukojen pitämisestä kiireisinäkään päivinä. 

Hektisen arjen keskellä tauot saattavat tuntua ajanhukalta, mutta itse asiassa niiden pitäminen auttaa työskentelemään tehokkaammin. Ne mahdollistavat uusien ideoiden ja ratkaisujen syntymisen, joten taukoja voi ajatella pikemmin investointina kuin ajanhukkana. 

Työpäivän aikana kannattaa pitää lounas- ja kahvitauot, ja lisäksi lyhyempiä taukoja, joiden aikana voi esimerkiksi venytellä tai lepuuttaa näytön rasittamia silmiä. Tarvittaessa voit merkitä lounastauot työkalenteriisi – oman ajan puolustaminen on yksi työn fiksun suunnittelun kulmakivistä.

Lue myös: 10 vinkkiä työstä palautumisen tueksi

5. Huomioi luontainen rytmisi

Hyödynnä työtä suunnitellessasi omaa luontaista rytmiäsi.

Kun otat työn suunnittelussa huomioon vireystilasi, saat enemmän aikaan vähemmällä vääntämisellä. On ajanhukkaa yrittää tehdä keskittymistä vaativaa työtä nuutuneena tai rutiinihommia silloin kun on pirteimmillään. 

Jos olet virkeimmilläsi aamutuimaan, tee keskittymistä vaativat hommat aamulla ja jätä rutiiniluontoiset työt suosiolla iltapäiväksi. Jos taas aamut tuntuvat tahmeilta, älä suotta edes suunnittele tekeväsi uuden oppimista tai tarkkuutta vaativia tehtäviä aamuisin. 

6. Tarkastele ajankäyttöäsi kriittisesti

Jos haluat suunnitella työtäsi fiksummin, pysähdy tarkastelemaan omaa ajankäyttöäsi kriittisesti. 

Vitkutteletko, lykkäätkö epämieluisia tehtäviä tai käytätkö liikaa aikaa vähemmän tärkeisiin tehtäviin vain, koska ne kiinnostavat itseäsi eniten? Roikutko somessa, viestitteletkö kavereille tai juoksetko omilla asioillasi silloin kun työt eivät suju?

Selvitä, käytätkö työaikasi ylipäätään oikeisiin asioihin eli työllesi asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen.

7. Haasta ad hoc -tehtävien tärkeys ja kiireellisyys

Kun saat työpöydällesi kiireellisen työtehtävän, vedä hetki happea ennen kuin säntäät tekemään mitään. Ad hoc -tehtävä voi sotkea suunnittelemasi aikataulut, joten mieti, pystytkö pitämään aiemmin sovitut deadlinet, jos otat uuden työtehtävän vastaan.

Punnitse, onko tehtävä aidosti kiireellinen, vai haluaako kollega tai esihenkilö muuten vain saada sen nopeasti pois päiväjärjestyksestä. Entä onko tehtävä tärkeämpi tai kiireellisempi kuin muut työn alla olevat hommasi?

Varmista myös, että tehtävä on linjassa työllesi asetettujen tavoitteiden kanssa. Jos ei ole, mieti, voisiko joku muu tehdä sen.

Lue myös: Oletko aina työnantajan tavoitettavissa?

8. Kirjoita kaikki mahdollinen muistiin

Jos pakka on sekaisin, koska et muista tehdä sovittuja asioita, ota tavaksi kirjoittaa kaikki ylös. 

Kirjoita työpaikan käytävällä ohimennen sovitut asiat saman tien kalenteriin tai työlistalle. Jos sovit työhön liittyviä asioita usein puhelimitse, pyydä, että vastapuoli lähettää sinulle vielä puhelun jälkeen viestin, jotta sovitusta jää sinulle kirjallinen muistiinpano. 

Näin vapautat kallisarvoisen muistisi muihin, tärkeämpiin tehtäviin.

 

Jos työtaakkasi kuitenkin kasvaa kasvamistaan, voi olla, että sinun on aika etsiä uusi työpaikka. Testaa, olisiko aika vaihtaa työpaikkaa?