Kuka hallinnoi kalenteriasi?

Villiä vilskettä, riittämättömyyden tunnetta ja syömättä unohtuneita lounassalaatteja? Tässä muutama kullanarvoinen vinkki, joiden avulla laitat aikasyöpöt ruotuun.

Tuntuuko sinustakin joskus siltä, että joku muu päättää, mihin aikasi käytät? Jos kalenterisi täyttyy palavereista eikä aika riitä muiden töiden tekemiseen, on hyvä hetki pysähtyä tarkastelemaan, mihin työaikasi tarkemmin ottaen valuu.

Kalenterin hallinnoimisen ydinkysymys on priorisointi. Milloin viimeksi tarkastit, millaisia tavoitteita työllesi on asetettu? Mitä kirjasitte ylös viimeisimmässä kehityskeskustelussa? Tarkastele nyt ajankäyttöäsi kriittisesti: käytätkö työaikasi näiden tavoitteiden saavuttamiseen vai johonkin muuhun?

Jos työsi tavoitteesi eivät ole täysin selvät itsellesikään, keskustele tilanteesta pikimmiten esimiehesi kanssa.

Testaa vartin palavereja

Monilla on tapana varata automaattisesti tunnin mittainen palaveri käsiteltävästä aiheesta riippumatta. Oletko koskaan pysähtynyt kyseenalaistamaan oman organisaatiosi palaverikäytäntöjä?

Vähintä mitä voit tehdä on tarkastella kriittisesti omaa toimintaasi. Voitko ensi kerralla varata vartin tai puolen tunnin palaverin tunnin kokoontumisen sijaan? Pitäisikö palaveri asettaa loppumaan 10 minuuttia aikaisemmin, jolloin aikaa jää myös hengähdykselle ennen seuraavaa palaveria. Monesti asiat tulee hoidettua tehokkaasti, jos aikaa on niukasti.

Kaikkia asioita ei voi eikä kannatakaan hoitaa nopeasti. Esimerkiksi ideointipalavereille voi hyvillä mielin varata aikaa vaikka kaksikin tuntia. Tärkeintä on kyseenalaistaa totuttuja käytäntöjä ja varmistaa, että aika tulee käytettyä oikeiden asioiden edistämiseen.

Haasta palaverikutsu

Oletko joskus miettinyt, miksi istut tietyssä palaverissa? Jos et ole aivan varma, miksi sinut on kutsuttu palaveriin, pyydä kutsujaa täsmentämään palaverin agendaa. Jos palaverilla ei ole selkeää tavoitetta tai et hahmota, mitä näkemystä tai osaamista voit tuoda mukanasi, mieti, kannattaako osallistua laisinkaan.

Hyvä keino päästä kärryille palaverin tavoitteista on pyytää materiaalit etukäteen nähtäväksi. Niistä voit päätellä, onko sinulla annettavaa vai oletko vain palaverilihaa.

Katkaise palaveriputki tauoilla

Varmista, että sinulle jää palaverien väliin aikaa valmistautua seuraavaan palaveriin. Jos kokous seuraa toistaan, olet tuskin kummassakaan tapaamisessa täysin läsnä ja kykenevä antamaan kaikkeasi. Tee mieluummin riittävän hyvin se minkä teet, sillä muu tuskin hyödyttää sinua tai työnantajaasi.

Merkitse kalenteriin valmistautumisajan lisäksi myös lounastauot – ja pidä niistä kiinni!

Jos huomaat toistuvasti tinkiväsi liikunnasta, kokeile ulkoilla tai urheilla aamulla tai kesken työpäivän. Se ottaa aikansa, mutta auttaa jaksamaan. Tauoista huolehtiminen on erityisen tärkeää, jos työpäivät venyvät iltamyöhään. On koko työyhteisön etu, ettet uuvu.

Helpota aloittamista rutiineilla

Käykö usein niin, että joku hyökkää kalenterillesi heti aamutuimaan? Luo itsellesi aamurutiinit, joiden avulla saat itsellesi tärkeitä asioita aikaiseksi heti kun aloitat työt.

Kirjoita jo edellisenä päivänä ylös, mistä työtehtävästä aloitat – ja pysy suunnitelmassa.

Avaa sähköposti, intranet ja muut kanavat vasta kun olet saanut yhden oman työsi kannalta merkittävän tehtävän valmiiksi. Tämä helpottaa myös, jos sinulla on käynnistymisvaikeuksia aamuisin.

Vaikeita etätyöaamuja voi helpottaa myös työmatkan imitoiminen pienellä aamukävelyllä, työvaatteisiin pukeutuminen ja kevyt laittautuminen. Päätä myös heti aamulla, milloin pidät päivän ensimmäisen tauon. Palkintona häämöttävä tauko auttaa työskentelemään tavoitteellisesti, ja toisaalta myös pitämään tarpeellisen tauon hyvällä omallatunnolla.

Lue vielä vinkkimme etätyöapatian torjuntaan ja itsensä johtamiseen.