Näin johdat itseäsi ja saat työpäiväsi sujumaan

Itsensä johtaminen on yksi tärkeimpiä työelämän metataitoja, jonka merkitys kasvaa työn pirstaloituessa. Itsejohtamiseen erikoistuneen uravalmentajan Maija Haarasen opeilla järjestät työelämäsi niin, että aikaa jää myös luovuuteen ja yllätyksille.

Tiedä roolisi

Usein ajankäytölliset ongelmat johtuvat epäselvästä roolituksesta työpaikalla. Ajanhallinnan ykkösedellytys on ymmärtää, mitkä ovat työsi tärkeimmät tavoitteet ja olennaisimmat vastuualueesi. Niiden tunnistaminen auttaa arvottamaan työtehtävien tärkeyttä ja järjestystä kovassakin kiireessä.

Tee ABC-analyysi

Ihmiset ovat erilaisia ja itsejohtaminen on helpompaa luontoisesti analyyttisille kuin holistisille viime tipassa -ihmisille. Suunnittelemalla ja aikatauluttamalla molempien elämään voi kuitenkin saada järjestystä.

Hallinnoi työtehtäviäsi päivä-, viikko- ja kuukausitasolla niiden kiireellisyyden mukaan. Asettele jakamalla kaikki to do -listalla odottavat hommat kolmeen kategoriaan: A:han menevät tärkeät ja kiireelliset työtehtävät, B:hen työt, jotka voit jakaa tai delegoida toisille, ja C:hen tehtävät, joita ei ehkä ole tarpeen tehdä ollenkaan. Jos tietty työ on roikkunut tehtävälistallasi vuoden verran, on syytä arvioida sen tarpeellisuutta.

Arvioi ja aikatauluta

Käy seuraavaksi läpi A-kategoriaan jaottelemasi työt ja arvioi, paljonko aikaa sinulla menee niiden hoitamiseen. Jos joukossa on tehtäviä, joiden hoitamisesta selviät kolmessa minuutissa, tee ne saman tien. Varaa kalenteriisi aikaa myös muutoksille ja yllätyksille, sillä niitä on luvassa aina.

Tunne rytmisi

Lisää viikkoosi ainakin pari lounasta ystävän tai työkaverin kanssa. Opettele hyödyntämään ajat, jolloin mielesi on terävimmillään ja ajoita vaativimmat työt näille ajoille. Säästä sen sijaan rutiinitehtävät ajoille, jolloin energiatasosi ovat matalimmillaan ja keskittyminen takkuilee.

Ota yllärit puheeksi

”Saatko” jatkuvasti kiireellisiä tehtäviä, jotka sotkevat rytmisi menemällä kiireellisyydessään kaiken edelle? Ota asia puheeksi esimiehesi kanssa ja pyrkikää löytämään yhteiset pelisäännöt yllättävien lisätöiden hoitamiseen. Näin teet palvelun koko työyhteisöllesi.

Pidä ajankäyttöpäiväkirjaa

Seuraa ajankäyttöäsi viikon ajan merkitsemällä tekemisesi ylös mahdollisimman tarkasti. Päiväkirja paljastaa aikasyöpöt tehokkaasti. Esimerkiksi tietoa etsiessä on helppo hairahtua Facebookiin tai viihdesivustoille. Avotoimistossa taas aikaa kuluu kuin huomaamatta erilaiseen sosialisointiin, joka yhteishengen kannalta on tärkeää, mutta samalla ongelmallista kun deadlinet painavat päälle. Päätä tehdä työtä tehokkaasti puolentoista tunnin jaksoissa, jonka aikana blokkaat kaiken ympäriltäsi.

Älä ole aina tavoitettavissa

Digiaikana viesteihin odotetaan välitöntä vastausta. Sähköpostin lisäksi viestejä tulee niin monista kanavista että on hankalaa muistaa, mistä mitäkin on lukenut. Säästä aivojasi liialta ärsytykseltä ottamalla applikaatioiden viesti-ilmoitukset pois päältä ja tarkasta sähköpostit vain muutaman kerran päivässä, sen sijaan että klikkaisit meilin auki aina sen saapuessa.

Jätä aikaa luovuudelle

Pahimmillaan työssä on niin kiire, ettei ehdi ajatella. Se ei ole pidemmän päälle hyvä strategia. Harva jaksaa keskittyä täysillä yli kahta tuntia pidempään, joten työtä on tärkeä rytmittää lyhyillä tauoilla. Kokeile vaikka kolmen minuutin pikameditaatiota Headspace- tai Calm-sovellusten avulla. Mikä tahansa itselle mielekäs taukotekeminen auttaa luovuutta kukkimaan.

Valmistele seuraava päivä

Kun päivä on pulkassa, käy läpi huominen työpäiväsi ja mieti sen tavoitteita. Kehu samalla itseäsi kuluneesta päivästä ja mieti missä tänään onnistuit erityisen mainiosti.

Anna Väre