Kuusi vinkkiä vastuullisuuteen kriisiaikana

Poikkeusaika punnitsee ennennäkemättömällä tavalla vastuullisuutta yrityksissä ja organisaatioissa alaan katsomatta. Työoikeusasianajaja Outi Tähtinen Castren & Snellmanilta jakaa kuusi vastuullisuuden täsmävinkkiä kriisiajan koettelemille työnantajille.

1. Huomioi työntekijät yksilöinä

Koronaepidemia on ajanut työntekijät toimiston vilskeestä kotikonttoreille ja muuttanut merkittävästi monen työympäristöä. Kasvokkaisen vuorovaikutuksen väheneminen on johtanut siihen, että esimiesten voi olla hankalampaa tunnistaa työntekijöiden henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyviä seikkoja ja yksilöllisiä tarpeita.

Työoikeusasianajaja Outi Tähtinen toivoo kaikilta osapuolilta nyt ymmärrystä siitä, että jokainen meistä reagoi muutoksiin eri tavalla. Toiselle etätyö on helppo nakki, mutta toiselle siirtymä työkavereiden seurasta kotioloihin voi olla kova pala. 

- Kannustan työnantajia ja esimiehiä kuulostelemaan, onko omissa alaisissa sellaisia henkilöitä, jotka tarvitsevat uudessa tilanteessa muita enemmän tukea. Myös poikkeusaikana on ymmärrettävä, että ihmisillä on yksilöllisiä piirteitä, jotka voivat näkyä erityisesti tässä tilanteessa, Tähtinen muistuttaa.

2. Rehellinen viestintä katkaisee huhuilta siivet

Kriisin myötä useissa organisaatioissa ja yrityksissä joudutaan tekemään suuria muutoksia ja raskaita päätöksiä. Nopeasti muuttuvassa tilanteessa on huolehdittava siitä, että työntekijät saavat tiedon päätöksistä ennen organisaation ulkopuolisia tahoja. Huhut tulevaisuuden skenaarioista leviävät nopeasti, minkä vuoksi paras tapa on viestiä muutoksista tarpeeksi ajoissa ja rehellisesti.

- Tässä tilanteessa on olennaista, että ikävätkin uutiset pystytään kertomaan työntekijöille avoimesti. Työntekijät on hyvä pitää ajan tasalla myös siinä tapauksessa, että tietoa tulevasta ei vielä ole. Sekin, että kerrotaan neutraalisti missä mennään eikä pelotella turhaan, on omanlaistaan avoimuutta, Tähtinen neuvoo.

3. Minimoi työntekijöidesi ja asiakkaittesi tartuntavaara 

Kriisiaikana pätevät samat työturvallisuusvelvoitteet kuin tavallisestikin, eli työnantajilla on yleinen huolehtimisvelvollisuus työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Työnantajien tulee nyt pysähtyä miettimään mahdollisia keinoja, joilla pystytään välttämään kontakteja ja pidentämään fyysistä etäisyyttä kollegoihin ja asiakkaisiin. 

- Kriisin alkaessa monet työnantajat esimerkiksi siirsivät työntekijöitä kahteen eri työntekopaikkaan vähentääkseen kontaktien määrää ja toisaalta varmistaakseen sen, etteivät kaikki avaintyöntekijät sairastu kerralla mahdollisen epidemian iskiessä. 

Tähtinen kannustaa kaikkia työnantajia miettimään, miten riskejä voidaan vähentää omassa työyhteisössä.

- Kunkin työnantajan tulee tiedostaa vaaratekijät  ja pyrkiä poistamaan tai ainakin minimoimaan niitä. Se voi tarkoittaa vaikkapa työtehtävien uudelleenjärjestelyä, työvuorojen muutoksia tai suojavälineiden hankintaa. Esimerkiksi kauppojen ja asiakaspalvelutyön suojapleksit ovat hyvä esimerkki vaarojen arvioinnista ja maalaisjärjen käytöstä.

4. Työehtosopimukset ja työlainsäädäntö pätevät myös poikkeusoloissa

Poikkeusaika on monessa yrityksessä vaikuttanut tarjolla olevan työn määrään  - joissakin työntekijöiden tarve on kasvanut, mutta useammissa työn määrä on vähentynyt ja työntekijöitä jouduttu lomauttamaan. Epidemian myötä hallitus on säätänyt määräaikaisista työlainsäädännön helpotuksista, jotka ovat voimassa kesäkuun loppuun, mutta kriisin keskelläkin on hyvä muistaa, ettei pelisääntöjä voi jättää noudattamatta.

- Ajoittain on tullut vastaan tilanteita, joissa on kriisin vuoksi ajateltu, että nyt kun on poikkeava tilanne, niin saa toimia miten sattuu, Tähtinen kertoo.

Työlainsäädännön ja työehtosopimuksien määräyksiä on noudatettava kriisiaikanakin. Kuitenkin sekä työnantajan että työntekijän on hyvä tiedostaa poikkeuksellinen tilanne ja suhtautua lainsäädännön ja työehtosopimuksien mahdollistamiin joustoihin myönteisesti. 

- Tässä ajassa suurinta vastuullisuutta on pitää huolta kaikkien työsuhteiden jatkumisesta ja pyrkiä etsimään ratkaisuja, joihin kaikki osapuolet voivat sitoutua. Näin työnantaja turvaa omaa ja työtekijöiden asemaa kriisin jälkeen, Tähtinen korostaa. 

5. Työ ja vapaa-aika tasapainoon yhteisillä pelisäännöillä

Epidemian edetessä fyysisten kontaktien välttely on siirtänyt myös työelämän verkkoon ja työntekijät etätöihin. Monen yksityiselämä törmää yhteen työn kanssa, kun kumppani ja lapset hääräävät vieressä pitkin työpäivää.

Tähtisen mukaan haitallisen kuormituksen välttämiseksi työpaikoilla on entistä tärkeämpää sopia etätyötä ohjaavista pelisäännöistä ja mikäli mahdollista, luoda selkeät raamit sille, milloin tehdään töitä ja milloin ollaan vapaalla.

- Olisi hyvä sopia siitä, mihin aikaan tyypillisesti otetaan puheluja tai pidetään palaverit. Työnantajan laatimat ohjeistukset ja säännöt ovat tärkeässä roolissa ja auttavat työntekijöitä palautumaan riittävästi työstä. Poikkeustilanne vaatii entistä enemmän vuorovaikutusta, Tähtinen muistuttaa.

6. Älä tahraa työnantajakuvaa huonolla rekryviestinnällä

Koronavirusepidemia osuu pahimpaan mahdolliseen aikaan vasta rekrytyille työntekijöille, joista monen työsuhde on vaakalaudalla jo ennen alkujaan. Jos työsopimus on jo ehditty allekirjoittamaan, työnantajan tulee noudattaa normaaleja päättämisperusteita. Jos rekrytoidun tekijän työsuhde ei toteudukaan työn vähentymisen vuoksi, keinona on joko lomautus, irtisanominen tai määräaikaisen lakimuutoksen myötä mahdollisesti koeajalla työsuhteen päättäminen. 

- Vastuullisen työnantajan näkökulmasta viestintä on ihan yhtä tärkeää kuin juridiikka. Muuttunut tilanne kannattaa kertoa avoimesti, jos vasta rekrytoidulle työntekijälle joudutaan kertomaan ikäviä uutisia, Tähtinen neuvoo. 

Huolettomasti hoidettu viestintä voi olla kova kolaus rekrytoivan yrityksen työnantajakuvalle. Siitä syystä Tähtinen liputtaa ymmärrettävän ja totuudenmukaisen viestinnän puolesta. Hakijakokemuksen varjelemiseksi on hyvä harkita myös joustavia ratkaisuja.

- Jos yrityksessä olisi esimerkiksi rekrytoitu kesätyöntekijä, jonka työt eivät alakaan, voidaan ehdottaa siitä sopimista, että tilannetta katsotaan uudestaan seuraavana kesänä. Vaikka lainsäädäntö ei tällaista tilannetta tunnista, sopiminen on sinänsä mahdollista ja hyvä esimerkki maalaisjärjen käytöstä kriisitilanteessa, jotta hakijalle jäisi mahdollisimman hyvä kuva työnantajasta.