Ilmoittajansuojalaki voimassa – onko organisaationne valmiina, jos pilliin puhalletaan?
Suomen kansallinen ilmoittajansuojalaki tuli voimaan tämän vuoden alusta. Säännöllisesti yli 249 työntekijää työllistävillä organisaatioilla on 1.4.2023 alkaen velvollisuus sisäisen ilmoituskanavan ylläpitämiseen. Säännöllisesti 50-249 työntekijää työllistävien organisaatioiden tulee ottaa vastaava ilmoituskanava käyttöön viimeistään 17.12.2023.
Suomen kansallisella ilmoittajansuojalailla on pantu täytäntöön Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettu direktiivi eli ns. whistleblower-direktiivi. Se luotiin osaltaan vastauksena useisiin Euroopassa ilmenneisiin korkean profiilin korruptio- ja rahoitusskandaaleihin. Sääntelyn tavoitteena on kannustaa henkilöitä ilmoittamaan laittomasta toiminnasta ja epäeettisestä käytöksestä tarjoamalla heille parempaa oikeudellista suojaa. Suomalaisten organisaatioiden on tarkistettava nykyiset toimintamallinsa varmistaakseen, että ne ovat uuden ilmoittajansuojalain vaatimusten mukaisia.
Ensinnäkin on hyvä huomioida, että ilmoittajansuojalakia sovelletaan ainoastaan lain soveltamisalaan kuuluvien säädösten rikkomusepäilyistä ilmoittamiseen. Ilmoittajansuojalakia ei esimerkiksi sovelleta työsuhteisiin liittyviä asioita kuten häirintää tai muuta epäasiallista käytöstä koskeviin ilmoituksiin. Organisaation on tärkeä tunnistaa, kuuluuko organisaation vastaanottama ilmoitus ilmoittajansuojalain piiriin, vai tuleeko se käsitellä muulla tavoin.
Pääsääntöisesti vähintään 50 työntekijää työllistävien organisaatioiden on perustettava sisäinen ilmoituskanava, ja tätä pienemmät organisaatiot voivat perustaa ilmoituskanavan vapaaehtoispohjalta. Ilmoituskanavan perustaneen organisaation tulee informoida ilmoituskanavasta lain edellyttämällä tavalla. Lisäksi organisaation tulee nimetä ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö tai henkilöt, ja näiden henkilöiden on voitava hoitaa tehtävänsä puolueettomasti ja riippumattomasti. Ilmoittajalle tulee toimittaa tehdystä ilmoituksesta vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa. Ilmoittajalle tulee pääsääntöisesti ilmoittaa kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan. Sisäisen ilmoituskanavan järjestämisen voi myös ulkoistaa palveluntarjoajalle mutta organisaatio vastaa tästä huolimatta ilmoittajansuojalaissa säädettyjen velvollisuuksien toteutumisesta.
Ilmoitusjärjestelmä on kolmiportainen. Organisaatioiden oma, sisäinen ilmoituskanava on ensisijainen tapa ilmoittaa väärinkäytöksistä. Toisena vaihtoehtona ilmoituksen voi tehdä oikeuskansleriviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain lain määrittämissä tilanteissa esimerkiksi, mikäli ilmoittajalla ei ole mahdollisuutta käyttää sisäistä ilmoituskanavaa (organisaatio ei esimerkiksi ole perustanut ilmoituskanavaa) tai ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, ettei sisäisen ilmoituksen perusteella voida puuttua väärinkäytökseen tehokkaasti. Viimesijaisena vaihtoehtona on, ilmoittajansuojalain edellytysten täyttyessä, tietojen julkaisu.
Organisaatioiden oma, sisäinen ilmoituskanava on ensisijainen tapa ilmoittaa väärinkäytöksistä.
Organisaatioiden on mahdollistettava ilmoitusten tekeminen turvallisesti niin, että ilmoittajan henkilöllisyys pysyy suojattuna. Lisäksi ilmoittajaan ei saa ilmoituksen tekemisen johdosta kohdistaa lain tarkoittamia kiellettyjä vastatoimia. Ilmoittajansuoja edellyttää, että ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa ilmoittamiensa asioiden paikkansapitävyyteen ilmoitushetkellä sekä väärinkäytösepäilyn kuulumiseen lain soveltamisalan piiriin ja että ilmoittaja on noudattanut edellä mainittua ilmoittamisjärjestystä. Mikäli vastatoimien kieltoa rikotaan tai ilmoittaminen estetään, voi seurauksena olla vahingonkorvausvastuu ja velvollisuus maksaa hyvitystä. Suositeltavaa on, että organisaatiot huolehtivat ilmoituskanavan teknisen toteutuksen ohella esimerkiksi siitä, että organisaation ilmoitusten käsittelyyn nimeämillä henkilöillä on riittävästi tietoa muun muassa ilmoittajansuojalain soveltamisalasta sekä ilmoitusten käsittelyyn ja ilmoittajansuojaan liittyvistä vaatimuksista.
Mitä tulee huomioida ilmoituskanavan käyttöönotossa?
- Kartoita olemassa olevat ilmoitusmenettelyt ja -prosessit ja niihin liittyvät muutostarpeet. Erityisesti kannattaa arvioida, voidaanko ilmoituskanava rakentaa nykyisten prosessien, järjestelmien sekä resurssien pohjalta.
- Suunnittele ilmoituskanavan tekninen toteutus sekä ilmoitusten käsittelyprosessi ja tarvittava informointi ja ohjeistus.
- Laadi luonnos tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista ja muusta tietosuojadokumentaatiosta.
- Suunnittele, miten henkilöstöä ja muita ilmoituskanavan piiriin kuuluvia ryhmiä informoidaan lain edellytysten mukaisesti henkilötietojen käsittelystä.
- Huolehdi yhteistoimintalainsäädäntöön liittyvien neuvotteluvelvoitteiden hoitamisesta ennen kuin päätös ilmoituskanavan käyttöönotosta ja sitä koskevasta työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä voidaan tehdä.
