Ei kiitos - hakijan hylkääminen ja hyvä hakijakokemus

Hakemuksien hylkääminen on luonnollinen osa rekrytointiprosessia. Huonojen uutisten viestinviejänä voi silti olla epämiellyttävä toimia. Miten ei kiitos -viesti välitetään hakijalle niin, että hänelle jää hyvä hakijakokemus ja positiivinen kuva yrityksestä?

Valintamme ei osunut sinuun. Ei kiitos. Hylätty. Tällä kertaa ei tärpännyt." 

Käytännössähän suurin osa hakijoista saa kielteisen vastauksen, koska suurinta osaa hakijoista ei voi valita tehtävään. Pääasia on, että kerrot hakijalle rehellisesti, kohtuullisen ajan kuluessa, miksi paikka meni sivu suun. Ja että ylipäätään vastaat kaikkiin saapuneisiin työhakemuksiin.

Muista nämä Ei kiitos -viestinnässä

Vaikka kyseessä on lähtökohtaisesti epämiellyttävä asia, ei lopputuleman tarvitse olla negatiivinen. Älä pidä ehdokkaita tulisilla hiilillä, vaan palaa asiaan mahdollisimman pian. Positiivisen työnantajakuvan jättäminen on tärkeää tulevaisuuden kannalta, koska vaikka työnhakija ei olisi etsimänne henkilö juuri rekrytointihetkellä, voi henkilö tulevaisuudessa olla juuri se osaaja, joka yritykseen tarvitaan.  

Ensimmäinen karsinta

Kun hakemukset on vastaanotettu, parhaiten hakukriteereitä täsmäävät hakijat selvität tyypillisesti nopeasti. Ilmoita hakijoille mahdollisimman nopeasti, mikäli he eivät ole päässeet jatkoon ja keskity potentiaalisiin hakijoihin. Kertomalla rekrytointiprosessin etenemisestä nopeasti annat kielteisen vastauksen saaville hakijoille mahdollisuuden siirtyä eteenpäin ja keskittyä vielä auki oleviin mahdollisuuksiin.

Viesti hakijoille, miten rekryprosessi etenee

Hakijoilla on todennäköisesti useampi työpaikka kiikarissa ja mahdollisesti useampi rekryprosessi meneillään. Pidä siis potentiaaliset hakijat ajantasalla siitä, mitä ja milloin seuraavaksi tapahtuu. Voit viestiä jo työpaikkailmoituksessa mihin päivämäärään mennessä tulette olemaan yhteydessä hakijoihin, ja välttää näin ylimääräiset yhteydenotot asiaa koskien.

Haastattelun jälkeen

Haastattelu osoittaa hakijalle, että häntä pidetään kiinnostavana vaihtoehtona kyseiseen työpaikkaan. Määrittele rutiinit tilanteita varten, joissa ehdokas ei pääse jatkoon haun eri vaiheiden jälkeen. Kuka ilmoittaa päätöksestä, millä tavoin ja milloin?

"Viestintä oli hieman ristiriitaista. Rekrytoija antoi ensimmäisessä haastattelussa ymmärtää, että erittäin todennäköisesti saan työpaikan. Kun toimistolta, jolle hain soitettiin, vaikutti kuitenkin siltä, ettei asia ole niin varmaa. Esimerkiksi tässä tilanteessa, minua ei olisi haitannut, vaikka rekrytoija ei olisi vielä ensimmäisessä haastattelussa antanut mitään vinkkiä siitä, miten paikan saamisen kanssa käy."
– Kesätyöntekijä/ Kesäduunitutkimus, 2021

Kieltävästä päätöksestä kannattaa ilmoittaa puhelimitse ainakin seuraavissa tilanteissa:

• Ehdokas on päässyt rekrytointiprosessissa viimeiselle haastattelukierrokselle.
• Ehdokas on toivonut palautetta haastattelustaan.
• Haluat itse saada palautetta ja tietoa ehdokkaan hakukokemuksesta ja mahdollisuuden kysyä ehdokkaalta tarkemmin haastatteluprosessista.
• Ehdokas on kiinnostava vaihtoehto yrityksen toiseen tehtävään ja haluat kannustaa häntä hakemaan sitä.
• Haluat luoda ehdokkaaseen suhteen tulevia työpaikkoja varten.

Perustele ei kiitos -viestissä miksi ehdokas ei päässyt rekrytointiprosessissa jatkoon

Muista henkilökohtaisuus

Sisällytä viestiin pieniä, mutta merkityksellisiä tietoja ehdokkaan hakemasta työpaikasta, jotka ovat yksilöllisiä. Esimerkiksi työnimike ja ehdokkaan nimi.

Vältä kliseitä

 ”Kiitos kiinnostuksestasi. Päteviä hakijoita oli paljon ja olemme nyt päättäneet jatkaa rekrytointiprosessia muiden hakijoiden kanssa.” on persoonaton viesti eikä kerro, miksi ehdokas on hylätty. Lisäksi viestin sisältö vaikuttaa suoraan kopioidulta. Käytä sen sijaan henkilökohtaisempaa tyyliä.

Arviointitestit

Testit jännittävät monia hakijoita ja voivat kokea arvioinnin epäreiluksi. Luo testin tekijöille realistiset odotukset ja kerro, miten tuloksia käytetään rekrytointiprosessissa, sekä ennen testin suorittamista sekä sen jälkeen. Ennen kuin ehdokas suorittaa testin: Kerro, mistä testi rakentuu ja miten tulos vaikuttaa ehdokkaan jatkomahdollisuuksiin. Hylkäysviesti: Kerro uudestaan, miten testi vaikutti hylkäyspäätökseen.

Ole rehellinen

Jos ehdokas ei ole kiinnostava vaihtoehto muihin tehtäviin, älä kannusta häntä hakemaan. Kerro myös rehellisesti rekrytoinnissa painotettavista seikoista.

Valmistaudu antamaan palautetta ja siihen, että ehdokas haluaa saada lisätietoja hylkäämisperusteista ei kiitos -viestin jälkeen

Tarjoa esimerkiksi puhelinaikaa, jolloin hakija voi halutessaan olla yhteydessä. Palautteen antaminen puhelimessa ei vie montaa minuuttia, mutta parantaa olennaisesti työnantajamielikuvaa.