Etäjohtaminen – näin se onnistuu

Poikkeustilanteissa johtamisen laatu voi joutua haasteiden eteen. Mitä esimiehenä kannattaa huomioida tilanteessa, jolloin henkilöstö tekee etätyötä?

Koronapandemia on muuttanut työn tekemisen muotoa monilla työpaikoilla. Poikkeustilanne muuttaa väistämättä rutiineja ja vaikuttaa turvallisuudentunteeseen myös työpaikoilla. Työntekijät ovat yleensä kuitenkin äärimmäisen sopeutuvaisia, vaikka tilanteeseen mukautuminen vaatii uusien ja toimivien rutiinien luomista. Tässä on esimiehellä erittäin tärkeä rooli.

Ihmisen heikkoudet ja vahvuudet tulevat voimakkaammin esiin poikkeustilanteissa. Olennaisinta on, että ei lamaannu, vaan jatkaa johtamista tiedostaen, että oma tiimi tarvitsee poikkeustilanteessa tukea normaalia enemmän.

Esimies, ole tavoitettavissa

Normaaliarkeen kuuluville tiimipalavereille ja vakiintuneille esimiehen ja alaisen välisille keskusteluille kannattaa järjestää aikaa myös poikkeustilanteissa. Vaikka monet kohtaamiset hoidetaan etäyhteyksien välityksellä, niillä on suuri merkitys.

Etäpalavereissa esimiehen kannattaa aktivoida kaikkia osallistujia mukaan keskusteluun. Tämä onnistuu esittämällä suoria kysymyksiä ja käyttämällä ihmisten etunimiä.

Tutkimusten mukaan etäkokous verottaa voimia aivan eri tavalla perinteiseen kasvotusten käytyyn palaveriin verrattuna. Tämä johtuu siitä, että etäpalaverissa ihminen joutuu muodostamaan aivoissaan kuvaa muista palaveriin osallistujista. Onkin hienoa, jos etäyhteyksiin voidaan yhdistää myös videoyhteys, niin ihmiset näkevät toisensa. Tämä lisää yhteisöllisyyden tunnetta.

Tarjoa oikeaa tietoa

Poikkeusolosuhteissa oikean tiedon tärkeys korostuu. Esimiehen onkin hyvä välttää kaikenlaista tilanteen kuohuttamista. Rauhallisuuden ja jämäkkyyden lisäksi omaa viestiä kannattaa yksinkertaistaa, sillä epävarmassa, hankalassa tilanteessa tiedon prosessointi on hitaampaa. Esimiehen kannattaa miettiä mitä sanoo ja sanoa se selkeästi, siten, että ihmiset ymmärtävät asian oikein. Myös kysymyksille on syytä varata aikaa.

Kannusta, kannusta ja kannusta

Koronapandemian aiheuttama poikkeustilanne saattaa aiheuttaa työyhteisössä myös epäreiluuden tunnetta. Toiset työtehtävät on helppo hoitaa etäyhteyksien päästä, osa tehtävistä vaatii altistumisvaarassa työskentelemistä. Esimies voi huomioida tilanteen perustelemalla. Konkreettisten faktojen esiintuominen usein auttaa.

Esimiehen tehtävänä on kertoa henkilöstölle, mitä kaikkea työpaikalla on tehty tartuntariskin vähentämiseksi ja osallistaa kaikki pohtimaan uusia, mahdollisia toimenpiteitä kaikkien hyvinvoinnin ja turvallisuuden parantamiseksi. Turvallisuuden tunne syntyy yhteishengen ja yhteisen keskustelun kautta.

Pura huolia

Myös huolia kannattaa purkaa yhdessä. Esimiehen kannattaa kertoa avoimesti erikoisjärjestelyistä, jotta työyhteisössä ei synny epäluuloja jonkun tietyn henkilön suosimisesta. Yleensä ihmiset hyväksyvät järjestelyt, kunhan niistä informoidaan avoimesti ja perustellusti.

Esimiehen on hyvä olla kiinnostunut myös alaistensa palautumisesta. Esimies voi kysellä henkilöstöltä milloin työntekijä on ehtinyt tehdä jotain rentouttavaa ja millaisia ajatuksia poikkeustilanne on tuonut.

Kotikaranteenissa tai pakotetussa etätyössä oleminen voi lisätä epävarmuutta, ahdistusta – ja masennusta. Toisille etätyö sopii ja toisilla se vaatii hieman enemmän opettelua. Tärkeintä on jakaa sellaista viestiä, että yhdessä tästä selvitään. Vireyden ja positiivisen tekemisen meiningin ylläpitäminen on työyhteisöissä nyt erityisen tärkeää.