Näin hallinnoit sujuvasti satoja kesätyöhakemuksia

Kesätyörekryt ovat edenneet loppusuoralle ja sehän tarkoittaa, että hakemuksia riittää läpikäytäväksi. Ainakin toivottavasti. Kuntarekryn dataan pohjauteen kesätyöhakemuksia tulee vuodesta toiseen erittäin paljon ja joku työnantaja on joskus saattanut myös sanoa, että niitä tulee ihan liikaa tarjolla oleviin paikkoihin verrattuna. Niin moni jää myös ilman kesätyöpaikkaa.

Vaikka hakijoita tulisikin paljon, ei sitä kannata säikähtää, vaan hoitaa rekrytointiprosessi mallikkaasti ja hyödyntää rekrytointijärjestelmän ominaisuuksia mahdollisimman monipuolisesti. Tällöin tekeminen helpottuu ja tehostuu.

Tämä kirjoitus on kirjoitettu Kuntarekry-rekrytointijärjestelmän toiminnallisuuksien pohjalta, joten se kannattaa ottaa huomioon ja miettiä, miten näitä vinkkejä voisi hyödyntää, vaikka käyttäisi jotain muuta rekrytointijärjestelmää. Olemme yrittäneet pitää vinkit mahdollisimman yleispätevinä, joten toivotaan, että näistä on iloa mahdollisimman monelle lukijalle.

1. Luo selkeät roolit

Kuka vastaa mistäkin asiasta kesärekrytoinneissa, onko se teillä täysin selvää jokaiselle osapuolelle?

Useiden ihmisten pitää päästä näkemään saapuneet hakemukset, mutta tarvitseeko jokaisen esimerkiksi hoitaa hakijaviestintää tai jotain muuta selkeää kokonaisuutta? Mikäli ei, luo rekrytointijärjestelmään sellaiset käyttöoikeudet, jotka vastaavat henkilöiden tarpeita. Tämä helpottaa kokonaisuuden suunnittelua.

2. Käytä yksinkertaista hakulomaketta

Hakulomakkeen olisi kesätyörekryissä hyvä olla mahdollisimman yksinkertainen. Jos ei ole välttämätöntä kysyä esimerkiksi tutkintotietoja, niin niitä ei kannata kysyä. Toki tämä riippuu toimialoista ja tehtävästä. Hakulomakkeella olisi hyvä olla kysymyksiä, joissa on valmiit vastausehdot, kuten missä yksikössä ja millä aikavälillä henkilö olisi valmis työskentelemään. Hakulomakkeen kysymysten avulla voidaan myös luoda raportteja, jotka helpottavat hakemusten läpikäyntiä toiveyksiköiden tai sopivien ajankohtien mukaan. Raporttien avulla saadaan helposti listaus hakijoista, jotka haluaisivat tehdä töitä x-tehtävässä y-ajankohtana, eikä tarvitse manuaalisesti käydä hakemuksia läpi.

3. Muokkaa hakijalistaus mieleiseksi

Hakijalistauksen muokkaaminen mahdollisimman hyvin kesätyörekrytointiin sopivaksi auttaa merkittävästi, kun hakemuksia on paljon. Yksi keino on käyttää työnhakijaraporttia. Raportin avulla saat esiin esimerkiksi tiettyyn yksikköön hakeneet, kunnan alueella asuvat tai jonkun muun kriittisen kriteerin osalta kelpoisuusehdot täyttävän hakijan.

Hakijalistauksella voidaan tarkastella rekrytoinnin tilannetta reaaliaikaisesti. Monesti on tärkeää seurata rekrytointiprosessin etenemistä varsinkin siltä osin, että kuinka paljon hakijoita on tullut ja mihin yksiköihin ja tehtäviin nämä hakemukset on osoitettu. Varsinkin yksiköiden rekrytoinneista vastaavat henkilöt tarvitsevat tätä tietoa ja on hyvä, että heillä on juuri heidän tarpeisiinsa sopivat raportit järjestelmässä. Työnhakijaraportteja voi vaikkapa pääkäyttäjän toimesta tallettaa näkymään tietyille henkilöille tai tietyissä rekrytoinneissa.

4. Hakemusten luokittelu ja kommentointi

Hakemusten käsittelyä helpottamaan kannattaa tosiaan määrittää rekrytointijärjestelmän asetuksiin sopivat tilat niin rekrytoijille kuin hakijoille. Jos kesärekrytoinnissa on esimerkiksi tietty ikävaatimus tai koulutus, voidaan tätä luokittelua käyttää osoittamaan hakijan soveltuvuus. Tätä luokittelua varten voi käyttää esimerkiksi ”Soveltuvuus” – valintaa. Valittavana voisi olla vaikkapa vaihtoehto ”Täyttää kesätyön tarjoamisen edellytykset”.

5. Muistiinpanot ja kommentointi

Muistiinpanojen ja muiden rekrytoijien kommentit auttavat myös kesätyöntekijöiden rekrytoinneissa. Muistiinpano-kenttää voi hyödyntää esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa useampi henkilö on mukana valitsemassa kesätyöntekijöitä. Jos rekrytointijärjestelmäsi mahdollistaa muistiinpanojen tekemisen, niin hyödynnä sitä ominaisuutta. Kun mukana on useita rekrytoijia, on tärkeää, että tiedot hakijoista ovat yhteisessä paikassa.

6. Hyödynnä automatiikkaa hakijaviestinnässä

Hakijaviestinnän, kuten minkä tahansa viestinnän pohjalle kannattaa luoda selkeä suunnitelma, miten viestitään. Kesätyöhakijaviestintä ei ole mitenkään poikkeus tästä, vaan hyvällä valmistelulla saadaan luotua selkeä suunnitelma ja voidaan esimerkiksi automatisoida tärkeitä vaiheita hakijaviestintäprosessista.

Voit hyvin kertoa viesteissä, että kesätöihin on tullut niin paljon hakemuksia, että ette yksinkertaisesti kykene vastaamaan kaikille henkilökohtaisesti. Tärkeintä on kuitenkin, että kerrotte jokaiselle hakijalle jotain, jotta he eivät turhaan jää odottelemaan vastauksia, jos niitä ei tulekaan. Ota huomioon myös erilaiset viestintäkanavat. Jos voitte hyödyntää esimerkiksi tekstiviestejä, kannattaa niitä käyttää vähintään sähköpostiviestien rinnalla. Tekstiviesteissä menevät perille huomattavasti korkeammalla prosentilla kuin sähköpostiviestit, joten saatte parannettua hakijakokemusta jo viestintäkanavan valinnalla.

Suosittelemme, ettet lähetä ainoastaan kiitos, mutta et tällä kertaa tullut valituksi -viestiä. Väliaikaviestintää voi tehdä järjestelmässä kuin järjestelmässä helpoilla massaviestitoiminnoilla, jolloin saat viestin yhtä aikaa monelle vastaanottajalle. Voit luoda automaattiviesteihin yksilöllisyyttä hyödyntämällä erilaisia järjestelmän toimintoja, joilla voit tuoda viestiin mukaan esimerkiksi vastaanottajan nimen. Kuntarekryssä voit hyödyntää automatiikkaa ajastamalla valmiit viestit hakijoille hakemuksen lähettämisen, sekä hakuajan päättymisen yhteydessä. Näin pystyt luomaan erinomaisia viestejä jo etukäteen ja ne lähtevät eteenpäin sopivissa tilanteissa.

Viestinnästä ei juuri kukaan koskaan sano, että sitä on liikaa, joten jos vaan mahdollista, viesti kesätyörekrytoinnin etenemisestä mahdollisimman paljon. Näin nuori saa jo uransa alkuvaiheessa käsityksen siitä, millaista hyvä rekrytointiviestintä on.

Kuva: Kuntarekry