Älä “ghostaa” sun hakijaa: hakijaviestinnän merkitys ja oikea-aikaisuus rekrytoinnissa

Oletko joskus hylännyt hakijan kertomatta siitä hänelle? Nyt on korkea aika lopettaa!

Ghostaus on deittailusta tuttu termi, joka on uinut nyt myös työelämään. Se tarkoittaa viestittelyn yhtäkkistä lopettamista ja hylkäämistä ilman selitystä.  Ghostaaja katoaa kuin aave, eli ei vastaa, ei näyttäydy enää, eikä selitä miksi. Mitä pidempään yhteydenpito on kestänyt, sitä kurjemmalta ghostaaminen tuntuu

Toiselle osapuolella, eli työelämäkontekstissa työnhakijalle, ghostaaminen jättää jälkeensä epävarmuuden. Miksi työnantaja ei vastaa? Mitä minä tein väärin?

Negatiiviset tunteet työnantajaa kohtaan jaetaan ystäville ja tutuille, ja ne vaikuttavat varmasti halukkuuteen hakea työnantajalle tulevaisuudessa. Näin ollen rekrytointiviestinnällä on suuri merkitys, ei ainoastaan yksittäiselle hakijalle, vaan myös yrityksen maineelle ja työnantajabrändille.

Miksi hakijaviestintä ja erityisesti hylkäämisviestit ovat niin tärkeitä?

Viestintä on kulmakivi rekrytointiprosessissa, sillä se luo pohjan luottamukselle ja avoimuudelle työnantajan ja hakijoiden välillä. Kun viestintä toimii, se auttaa rakentamaan positiivista mielikuvaa yrityksestä ja sen kulttuurista. Toisaalta, jos viestintä on puutteellista tai puuttuu kokonaan, se voi aiheuttaa turhautumista ja epävarmuutta hakijassa, mikä puolestaan heikentää yrityksen mainetta ja vaikeuttaa tulevien osaajien rekrytointia.

Rekrytointiprosessi on monille hakijoille jännittävä ja stressaava kokemus. Kun he ovat antaneet aikaansa ja vaivaansa hakemuksen laatimiseen, he odottavat vastineeksi vähintäänkin selkeyttä ja läpinäkyvyyttä prosessin etenemisestä.

Rekrytoijan vastuu on varmistaa, että jokainen hakija tietää, missä vaiheessa prosessia ollaan, ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Oikea-aikainen ja avoin viestintä kertoo hakijalle , että hän on arvostettu, vaikka hän ei tulisikaan valituksi.

Milloin viestiä hakijoille?

Viestinnän ajoitus on yhtä tärkeää kuin sen sisältö. Muista viestiä ainakin nämä asiat rekrytointiprosessin aikana:

1. Vahvistus hakemuksen vastaanottamisesta. Heti hakemuksen jättämisen jälkeen hakijalle tulisi lähettää vahvistusviesti, joka kertoo, että hakemus on vastaanotettu ja että hän on mukana prosessissa.
2. Mikä on prosessin aikataulu? Kerro hakijoille, milloin he voivat odottaa sinulta viestintää. Kerro esimerkiksi, milloin haastatteluprosessi alkaa ja kuinka kauan päätöksenteon odotetaan kestävän. Mikäli prosessin aikataulu on tiedossa jo työpaikkailmoitusta kirjoittaessa, mikään ei estä kertomasta tätä jo etukäteen.
3. Päivitys prosessin etenemisestä: Jos rekrytointiprosessi kestää kauan, hakijoille tulisi säännöllisesti tiedottaa prosessin etenemisestä, kuten siitä, kuinka monennessa vaiheessa ollaan ja milloin päätöksiä tehdään. Tämä osoittaa hakijoille, että yritys on kiinnostunut pitämään heidät ajan tasalla ja kunnioittaa heidän aikaansa.
4. Ilmoitus jatkoon pääsystä tai karsiutumisesta: Kun valintoja tehdään, jokaisen hakijan tulisi saada tieto siitä, pääseekö hän jatkoon vai ei. Etukäteen kerrottuna päivänä. Erityisesti karsiutumisen osalta on tärkeää viestiä ajoissa ja selkeästi, jotta hakija voi jatkaa työnhakuaan ilman turhaa odottelua. Tämä vähentää hakijan epävarmuutta ja antaa heille mahdollisuuden siirtyä eteenpäin.
5. Palaute ja kiitosviestit: Hakijat arvostavat rakentavaa palautetta, vaikka he eivät tulisikaan valituksi. Palauteviestit auttavat hakijaa ymmärtämään, missä hän voisi kehittyä, ja toisaalta kiitosviestit osoittavat, että yritys arvostaa hakijan aikaa ja kiinnostusta.

Dialogisuus viestinnässä: Kannusta hakijoita esittämään kysymyksiä ja vastaa niihin mahdollisimman nopeasti. Tämä osoittaa, että arvostat hakijoiden kiinnostusta ja haluat auttaa heitä prosessin aikana.

 

Miten viestintä vaikuttaa hakijakokemukseen?

Viestinnällä on suora vaikutus hakijakokemukseen. Hyvin hoidettu viestintä voi muuttaa muuten pettymyksentäyteisen karsiutumiskokemuksen positiiviseksi oppimiskokemukseksi. Toisaalta heikko tai olematon viestintä, jota kutsutaan usein ghostaamiseksi, jättää hakijalle negatiivisen kokemuksen ja voi jopa vaikuttaa yrityksen maineeseen laajemmassa mittakaavassa.

Hakijat, jotka kokevat tulleensa arvostetuiksi ja hyvin kohdelluiksi rekrytointiprosessin aikana, ovat todennäköisemmin halukkaita hakeutumaan yritykseen uudelleen tai suosittelemaan sitä muille, vaikka he eivät tällä kertaa olisi saaneet työpaikkaa. Hyvä viestintä jättää heihin positiivisen mielikuvan yrityksestä, joka ymmärtää arjen inhimillisyyttä ja arvostaa jokaista prosessiin osallistuvaa ihmistä.

Lopuksi on hyvä muistaa, että viestintä on rekrytoinnin sydän. Se on avainasemassa rakentamassa yrityksen mainetta ja työnantajabrändiä, sekä varmistamassa, että hakijat saavat positiivisen kokemuksen, riippumatta siitä, saavatko he työpaikan vai eivät. Siksi on tärkeää, että rekrytoijat eivät koskaan ghostaa hakijaa, vaan pitävät viestinnän selkeänä, avoimena ja oikea-aikaisena. Näin varmistetaan, että jokainen hakija tuntee tulleensa kohdelluksi kunnioittavasti ja oikeudenmukaisesti.