Listaa, priorisoi ja keskity. Ajankäyttö järkeistyy, kun suhtaudut työpäivääsi terveellä itsekkyydellä ja suojelet aivojasi turhalta infoähkyltä. Silloin päivään mahtuu myös sopivasti joutokäyntiä.

Työviikkoon mahtuu joskus päiviä, jolloin mikään ei etene, vaikka kuinka touhottaisi. Hyvä työ-flow syntyy kun työhön on aikaa keskittyä, mutta yhä useammin ajatus katkeaa puhelimen soidessa, palaverin alkaessa tai sähköpostin kilahtaessa meililaatikkoon. Tietoa hakiessa on iso houkutus livahtaa someen katsomaan uusimmat päivitykset.

Imaction-yrityksessään ajanhallintaa ja itsensä johtamista valmentavan Jari Vuorenmaan mukaan jatkuvat keskeytykset vähentävät työn hallinnan tunnetta merkittävästi.

– Tutkimusten mukaan jopa 95% häiriöistä johtuvat pääosin sähköisistä viestimistä ja itse aiheutettuja. Keskeytyksiä tulee päivän aikana jopa 130 päivässä, usein täysin refleksinomaisesti ja huomaamatta.

Jatkuva kontekstin vaihtuminen on raskasta aivoille. Sen myötä työteho hidastuu ja ärtymys kasvaa iltaa kohti merkittävästi. Vuorenmaa suosittelee lääkkeeksi tervettä itsekkyyttä.

– Monet hiljentävät viestimensä palaveriin mennessään, mutta saman voi tehdä myös silloin kun työskentelee yksin. Ajanhallinnasta kannattaa keskustella myös tiimin kesken ja päättää yhdessä, mitä viestimiä käytetään ja kuinka nopeasti sähköposteihin tulisi vastata. Jos asia on todella akuutti, paras ja nopein tapa tavoittaa on edelleen puhelin tai tekstiviesti. Sähköpostia ei tulisi ajatella pikaviestimenä.

Mikä on tärkeintä ja kiireellisintä?

Hyvän työvireen ylläpitämiseksi tärkeintä on ymmärtää, mistä omassa työssä oikeastaan on kysymys. Vuorenmaa kehottaa pohtimaan, mitkä ovat oman työn kolme tärkeintä vastuualuetta ja miettimään sitten, meneekö työaika niihin vai johonkin muuhun.

Ison kuvan kautta on mielekkäämpää lähestyä myös konkreettisia tehtäviä. Niiden hallinnassa ykköstyökalut ovat listaus ja priorisointi.

On makuasia, listaako työt ruutupaperille vai käyttääkö jotain sovellusta, tärkeintä on saada ne mielestä kuormittamasta muistia. Listauksessa on hyvä käyttää muutamia kategorioita, kuten listata työt pieniin (muutama minuutti) ja suuriin (tunneista päiviin) tehtäviin.

IT-alalla käytössä on malli, jossa töitä priorisoidaan kiireellisyys x tärkeys -kaavalla.

Vuorenmaan mukaan monet esimiehet suosivat ABCDE-teknikkaa, jossa työt jaetaan tärkeisiin ja kiireellisiin, delegoitaviin sekä eliminoitaviin.

Syö sammakkosi -metodi puolestaan kehottaa tekemään ikävimmät työt ensin, jolloin työpäivä paranee aina loppua kohden.

– Menetelmän valinta on persoonallisuuskysymys, mutta tärkeintä on laittaa duunit järjestykseen ainakin kerran viikossa. Silloin myös aivot alkavat prosessoida niitä.

Ajastin valmiiksi!

Nykyihminen jaksaa keskittyä tehokkaasti maksimissaan 40 minuuttia. Siksi työt kannattaa palastella jaksoihin ja pitää niiden jälkeen selkeä tauko. Tehokkaassa jaksotuksessa olennaista on keskittyä jakson aikana täysillä valittuun asiaan ilman keskeytyksiä.

Jos 40 minuuttia tuntuu pitkältä, Pomodoro-tekniikka (tarkoittaa italiaksi tomaattia) innostaa kokeilemaan ajastettuja 25 minuutin intervallijaksoja viiden minuutin tauoilla. Jokainen kierros tuo yhden tomaatin ja kun niitä on kasassa neljä, voi itsensä palkita pidemmällä, 15–30 minuutin tauolla. Päivän päätteeksi on aika korjata sato, eli laskea tomaatit ja tarkastella, paljonko aikaa mihinkin on kulunut.

Ajastamalla on helppo arvioida oman aikaansaamisen tuloksia: mitkä tehtävät sujuvat helposti ja jouhevasti ja millaisia taitoja ja prosesseja olisi syytä parantaa. Käytätkö esimerkiksi liikaa aikaa tehtävän suunnitteluun tai voisiko osan projektista jakaa kollegan kanssa?

Pyhitä tauot joutokäynnille

Kun tauko koittaa, haasteena on olla etsimättä viihdykettä netistä samalla sekuntilla.

– Tauosta on eniten hyötyä kun sen aikana jalottelee eikä ajattele yhtään mitään. Tekemättömyydestä kumpuava tylsistyminen on aivoille hyväksi, sillä se auttaa niitä prosessoimaan saamaansa tietoa.

Samasta syystä Vuorenmaa kehotta irtaantumaan työasioista ajoissa ennen unia.

– Sähköpostien tarkastaminen tulisi lopettaa vähintään paria tuntia ennen nukkumaanmenoa, jotta mieli ehtii irtautua työstä ja saa tarvittavan levon.

 

Anna Väre