Näin vältät kalliin virherekrytoinnin

Virherekrytointi on paljon puhuttu mutta tulenarka aihe. Yrityksessä pieleen mennyt rekrytointi halutaan lakaista maton alle niin nopeasti ja äänettömästi kuin suinkin mahdollista. Jälkien peittely on ymmärrettävää mutta koituu usein virherekrytointiakin pahemmaksi erehdykseksi.

Kun hiljattain taloon palkattu työntekijä jättää tehtävänsä, kohdistuvat syyttävät katseet usein kyseiseen henkilöön. Rekrytointiprosessissa mukana ollut henkilöstö paikkailee tilannetta toteamalla, ettei osaaja sopinutkaan persoonaltaan tiimiin, hän liioitteli hakuprosessissa osaamistaan tai ei täyttänyt odotuksia tai yhteisesti sovittuja tavoitteita.

Oman ansioluettelon kaunistelu ei ole ennenkuulumatonta, mutta aivan yhtä usein työnantajat syyllistyvät maalailemaan pilvenhattaroita tai jättämään kertomatta työlle olennaisia, negatiivisia ominaisuuksia. Virherekrytointina voidaan ajatella myös tilannetta, jossa yritys on käynyt läpi koko pitkän ja resursseja syöneen rekrytointiprosessin mutta päättääkin lopulta olla palkkaamatta ketään.

Rekrytointiprosessin kolme kompastuskiveä

Huolimatta siitä, missä prosessin vaiheessa tai kummassa osapuolessa syy piilee, on virherekrytointi tavallisesti monen tapahtuman ketju, jossa ensimmäinen harha-askel lähtee johdattamaan tapahtumia väärälle polulle.

Rekrytointiprosessin riskialttiimmat hetket voidaan jakaa kolmeen kompastuskiveen:

1. Valmistelu

Rekrytointiprosessin huolellinen suunnittelu eliminoi todennäköisimmät sudenkuopat. Suunnittelulla tarkoitan erityisesti hakijaprofiilin ja työnkuvan tarkkaa määrittelyä, mikä puolestaan vaatii yrityksen omien tarpeiden määrittelyä.

Rekrytointiin osallistuvalle henkilöstölle on oltava päivänselvää, miksi nyt rekrytoidaan: onko tavoitteena täyttää kriittinen, jo olemassa oleva tarve vai palkata henkilö, jonka tarkoitus on loistaa kahden vuoden kuluttua siellä, minne yritys on parhaillaan matkalla.

Rekrytointiprosessin kulkuun vaikuttavat olennaisesti päätökset kampanjan sisällöstä, prosessin tai sen eri osien ulkoistamisesta konsulttiyritykselle, rekrytointimedioihin erikoistuneen mediakumppanin hyödyntämisestä sekä mediavalinnoista. Nämä päätökset määrittelevät, tavoittaako rekrytointikampanja parhaan mahdollisen kandidaattien joukon vai joudutaanko työntekijän valinta tekemään osaamistasoltaan vaillinaisten hakijoiden keskuudesta.

2. Hakuprosessi

Kiire on virherekrytoinnin yleisin syy. Uuden työntekijän palkkaaminen on pitkä prosessi, ja mutkien suoriksi oikominen näkyy väistämättä lopputuloksessa.

Lopputuloksen onnistumisen kannalta kriittistä on myös suunnitteluvaiheessa sovittujen kriteerien sisäistäminen. Jokaisen prosessiin osallistuvan ihmisen – HR-henkilöstön, rekrytoivan esimiehen, tiiminjäsenten ja mahdollisten rekrytointikumppanien – on oltava yhtä mieltä haettavan osaajan sekä täytettävän position ominaisuuksista.

Rekrytointiprosessissa voi tulla vastaan tilanteita, joilta ei suunnittelemalla voi välttyä. Esimerkiksi perhetilanteen muutos, kuten perheenjäsenen vakava sairaus tai jopa menehtyminen tai puolison työpaikan vaihdosta johtuva muutto, saattaa odottamatta estää valittua osaajaa vastaanottamasta työtä. Muista siis luoda varasuunnitelma, jolla varmistat, ettei tehty työ valu hukkaan yllätysten edessä.

3. Uuden työntekijän perehdytys ja sitouttaminen

Menestyksekkäästä hakuprosessista ja täydellisen kandidaatin valinnasta huolimatta rekrytointi voi yhä ajautua väärille urille, mikäli työntekijän perehdytys jää puolitiehen.

Jos hakuprosessin aikana annettuja lupauksia kunnon koulutus- ja perehdytysjaksosta ei lunasteta, on hyvin todennäköistä, että osaaja alkaa etsiä uutta työtä ja vaihtaa kilpailevan yrityksen palkkalistoille. Silloin esimiehen on turha syytellä kandidaattia liioista lupauksista.

Jos taas perehdytys menee putkeen mutta sitouttamiseen ei panosteta, saattaa esimerkiksi kasvava IT-alan yritys kouluttaa uutta työntekijäänsä start up -yrittäjäksi ja pahimmaksi kilpailijakseen. Siksi palkatun henkilön sitouttaminen ja luottamuksen luominen ovat onnistuneen rekrytointiprosessin kannalta elintärkeitä vaiheita.

Mitä virherekrytointi maksaa?

Jos rekrytointiprosessin suunnittelulle ei tahdo löytyä aikaa, auttaa virherekrytoinnin hintalapun laskeminen raivaamaan tilaa kalenterista. Virherekrytoinnin voi kääntää euroiksi laskemalla palkattavan henkilön ja työnkuvan – tai niiden puutteen – vaikutuksen yrityksen liiketoimintaan.

Työsuhteen kestosta ja osaajan roolista riippuen hakuprosessiin ja perehdytykseen kuluneiden työtuntien ja palkkakulujen kokonaissumma voi kohota kymmeniin- tai jopa satoihintuhansiin euroihin. Suorien eurojen ohessa virherekrytointi voi tehdä merkittävää haittaa yrityksen imagolle, työnantajakuvalle, työilmapiirille ja henkilöstölle.

Tuohtunut työntekijä voi purkaa pahaa oloaan sosiaalisessa mediassa ja saada aikaan julkisuusryöpyn, vaikka avautumisen jokainen yksityiskohta ei paikkaansa pitäisikään. Media nappaa hetkessä houkuttelevalta kuulostavan ihmiskohtalon uutisotsikoiden riepoteltavaksi. Imagohaitan jälkien siivoaminen voi viedä vuosia, eikä virherekrytoinnin hintalappukaan ole enää niin helposti laskettavissa.

Eikä yhtälöstä auta unohtaa huonon hakijakokemuksen vaikutuksia. Tutkimustulokset todistavat, että lähes 60 % kehottaa verkostojaan jättämään hakematta huonon hakijakokemuksen tuottaneeseen yritykseen. Saman tutkimuksen mukaan 42 % hakijoista lopettaa kyseisen yrityksen tuotteiden ja palvelujen ostamisen kokonaan.

Tunnista merkit ajoissa

Hakukriteerien huolellisesta määrittelystä huolimatta haastateltavien joukkoon saattaa selviytyä epäpätevä tai muulla tavoin tehtävään soveltumaton kandidaatti. Tarkoin harkitun kysymyspatteriston ja rekrytointiprosessissa käytettävien testausmenetelmien tarkoituksena on seuloa jyvät akanoista.

Epäpätevän osaajan voit paikantaa, kun painotat kysymyksissä hakijan operatiivista osaamista teoreettisen sijaan. Monessa tehtävässä työn teoreettinen osuus voi olla helposti opiskeltavissa omatoimisesti, mutta oikeilla kysymysvalinnoilla selvität, onko osaajalla todellista käytännön kokemusta sekä soveltavaa ymmärrystä työstä vai ei.

Hälytyskellojen on syytä soida myös tilanteessa, jossa haastateltava vastaa hyvin löyhästi ja ympäripyöreästi osaamisen tasoa tai suosittelijoita koskeviin kysymyksiin. Selvitä haastattelussa syyt CV:n aukkoihin ja kysy tilanteista, joissa hakija on kokenut epäonnistuneensa. Vain harvan ihmisen koko työura on ollut pelkkää tähtisadetta.

Näin vältät kalliin virherekrytoinnin

Vanha tuttu tarkistuslista on oiva työkalu virherekrytoinnin riskien minimoimiseksi. Kärjistettynä tarkistuslista käsittää artikkelin alussa mainitsemani kolme kohtaa:

1. Suunnittele hyvin – määrittele yrityksen tarpeet ja työnkuva, haettavan työntekijän kriittiset osaamisalueet nyt ja tulevaisuudessa sekä rekrytointiprosessin kulku.
2. Toteuta hyvin – suunnittele kysymyspatteristo sekä osaamisen testausmenetelmät ja varmista, että rekrytointiin osallistuvilla henkilöillä on selkeä ja yhtenevä kuva ensimmäisen vaiheen määritelmistä.
3. Sitouta hyvin – varmista hyvä hakijakokemus, perehdytä uusi työntekijä tehtäviinsä, luo luottamussuhde ja sitouta hänet osaksi tiimiä ja yritystä.

Suomessa vielä melko harvinainen mutta yleistymässä oleva tapa on ottaa tulevat tiiminjäsenet osaksi rekrytointiprosessia. Poistu haastattelutilanteesta vartin kahvitauolle, kutsu tiimi tilallesi ja anna heidän tutustua kandidaattiin.

Kollegat kykenevät tarjoamaan hakijalle näkökulmia ja konkreettisia faktoja, joita rekrytoiva esimies ei ehkä ymmärrä tai osaa tuoda esiin. Tulevien kollegoiden edessä osaajalle herää nopeasti tuntemus siitä, ovatko työ ja työyhteisö häntä varten vai onko hän sittenkin hakemassa väärää työtä. Voit myös antaa tiimin auttaa kriteerien määrittelyssä ja työpaikkailmoituksen luomisessa.

Paras tapa välttää virheet on unohtaa olettamukset ja valita ammattitaitoinen kumppani rekrytoinnin tueksi. Kumppanin asiantuntijuutta ja dataa hyödyntämällä rekrytoiva henkilöstö voi varmistaa, että ehdokkaat ovat laadukkaita ja tismalleen yrityksen tavoittelemaa kohderyhmää.

Mitä, jos virherekrytointi tapahtuu?

Kuten alussa jo vihjaisin, maton alle lakaisu on pahinta, mitä yritys voi virherekrytoinnin jälkeen tehdä. On totta, että virherekrytointi maksaa ja aiheuttaa hetkellistä hallaa työnantajakuvalle, mutta jos virheen jälkeen ei pysähdytä miettimään mikä meni pieleen ja miksi, ovat raskaimmat sanktiot vasta edessä.

Virherekrytoinnin jälkeen tärkeintä on katsoa peiliin ja tunnistaa se ensimmäinen harha-askel, joka lähti kuljettamaan prosessia kohti koettua lopputulosta. Jos ei prosessia korjata, ei lopputuloskaan voi muuttua – virheet, joita ei uskalleta pureskella, toistetaan.

Henkilöstöresurssit ovat jokaisen yrityksen tärkein ja arvokkain voimavara. Siksi työntekijöihin panostaminen ja työssä menestymisen tukeminen ovat toimialasta riippumatta investoinnin arvoisia asioita.

-Rami Viljamaa