Miksi ne ei vastaa?

Huonosti hoidettu jälkiviestintä on yksi rekrytoinnin pullonkauloista, joilla työnantajamielikuvaa ei ainakaan paranneta. Kysyimme rekrytoinnin ammattilaisilta, miksi jälkiviestintä jää liian monella yrityksellä puolitiehen.

Näet kiinnostavan työpaikkailmoituksen. Perehdyt hakukriteereihin, tutkit yrityksen taustat ja laadit mielestäsi melko erinomaisen hakemuksen. Lähetät sen innoissasi, mutta sitten ei tapahdu mitään. Kuluu päiviä ja viikkoja ja alat miettiä, onko hakemus edes mennyt perille tai lukeeko sitä kukaan. Huhuu. Miksi kukaan ei voi vastata?

Kokemus on yleinen työnhakijoille, vaikka asiakaskokemukseen yhä enemmän panostavilta yrityksiltä työnhakijoiden huomiotta jättäminen tuntuu kummalliselta.

– En ymmärrä, miksi yritykset eivät näe työnhakijoita asiakkaina, vaikka hakija pitää yrityksestä tai sen tuotteista niin paljon, että haluaisi omalla työpanoksellaan edistää niiden menestystä, kirjoittaa eräs työnhakija Oikotielle lähettämässään palautteessa.

Aihe on tuttu myös rekrytoinnin asiantuntijoille, jotka näkevät asian niin työnhakijan kuin rekrytoijankin vikkelistä.

– Kun tehtäviä priorisoidaan, on uuden työntekijän palkkaaminen yritykselle ykkösasia ja samalla muu jää helposti hoitamatta. Isoin syy on varmasti kiireessä, mutta on samalla arvovalinta, mihin aikaa käytetään. Koska hakija osoittaa hakemuksellaan kiinnostuksestaan yritystä kohtaan, tulisi hänet tietenkin huomioida paremmin, sanoo työnohjauksen parissa toimiva projektipäällikkö Johanna Laitinen Spring Housesta.

Asiantuntijoiden mielestä harvalla yrityksellä olisi varaa suututtaa isoa joukkoa alansa osaajia, joita se voi varsin pian tarvita. On todella harvinaista, että lukuisista hakijoista vain yksi olisi sopiva yrityksen listoille.

Aika on tärkein resurssi

Vaikka ongelma on yleinen, osa yrityksistä toimii myös tässä asiassa esimerkillisesti.

– Tiedän rekrytointeja, joissa hakija on saanut esimerkiksi henkilökohtaista palautetta tai leffaliput kiitokseksi. Tapaukset ovat kuitenkin ennemmin kokeiluja kuin yleisiä käytäntöjä. Yksi ratkaisu jälkiviestinnän hoitamiseen olisi ilmoittaa puhelinaika, jonka aikana halukkaat voisivat kysyä lisätietoja valintaperusteista ja saada palautetta  hakemuksestaan. Siitä olisi hyötyä molemmille osapuolille.

Laitisen mukaan hakijoille tulisi selvittää ainakin, miten prosessissa edettiin ja millä perusteilla valinta tapahtui.

Laitinen ymmärtää kuitenkin myös viestintuojaa. Negatiivisten uutisten kertominen on ihmisille luontaisesti vaikeaa ja siksi moni välttelee epämieluisaa tehtävää.

– Prosessin loppuun vieminen kuuluu kuitenkin rekrytoijan työtehtäviin ja on sekä reilua hakijoita arvostavaa hoitaa se loppuun. Kun viestinnästä jää hyvä mieli, haluaa hakija mitä todennäköisemmin hakea yritykseen myöhemmin uudestaan.

Rekrytointi on dialogia

Yksi syy viestinnän kompasteluihin on rekrytointiprosessien venyminen, jos yrityksen tilanne tai haetun henkilön tehtäväkuva muuttuvat matkan varrella.

– Rekrytointipäätöksiin osallistuu yleensä useita henkilöitä. Mikäli hakemuksia ei voi hallinnoida järjestelmän kautta, voi hakemusten käsittelyn, seurannan ja viestinnän työläys yllättää, etenkin jos hakemuksia tulee runsaasti, Mercuri Urvalin Senior Consultant Anni Saarinen sanoo.

Prosessia voi helpottaa selkeällä tehtävänjaolla, jolloin päätetään etukäteen, kuka vastaa viestinnästä prosessin eri vaiheissa ja miten saatu palaute hyödynnetään.

– Vastuut tulisi aina sopia rekrytointiprosessin alussa, jolloin ne voidaan aikatauluttaa järkevästi. Itse pyrimme aina tiedottamaan aktiivisesti prosessin etenemisestä ja ilmoitamme kaikille hakijoille prosessin päätyttyä. Haastatteluun kutsutuille ilmoitamme aina henkilökohtaisesti.

Rekrytoinnissa tilanteet voivat muuttua nopeasti ja uusia mahdollisuuksia avautuu usein  lyhyelläkin varoitusajalla. Siksi palautteen pyytäminen ja antaminen kertoo myös, että prosessi oli molemmille osapuolille tärkeä.

– Rekrytointi ei koskaan ole yhdensuuntaista kommunikointia, vaan parhaimmillaan molempia osapuolia kehittävä dialogi, josta on ammatillista hyötyä kaikille osapuolille. Viestinnällä on entistä suurempi merkitys yrityksen työnantajamielikuvaan ja sitä kautta osaajien saamiseen, Saarinen summaa.

Anna Väre