Tapahtumakoordinaattori

Aalto-yliopistossa tiede ja taide kohtaavat tekniikan ja talouden. Rakennamme kestävää tulevaisuutta saavuttamalla läpimurtoja avainalueillamme ja niiden yhtymäkohdissa. Samalla innostamme tulevaisuuden muutoksentekijöitä ja luomme ratkaisuja maailman suuriin haasteisiin. Yliopistoyhteisöömme kuuluu 13 000 opiskelijaa ja yli 4500 työntekijää, joista 400 on professoreita. Kampuksemme sijaitsee Espoon Otaniemessä. Monimuotoisuus on osa meitä, ja teemme jatkuvaa työtä yhteisömme monimuotoisuuden ja syrjimättömyyden varmistamiseksi. Siksi kannustammekin päteviä hakijoita taustasta riippumatta liittymään yhteisöömme. 

Haemme nyt osaavaan joukkoomme Aalto-yliopiston Perustieteiden korkeakouluun innostunutta ja motivoitunutta TAPAHTUMAKOORDINAATTORIA toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen. Tehtävä alkaa alkusyksystä 2024 tai sopimuksen mukaan.  

Roolisi 

Tapahtumakoordinaattorina mahdollistat korkeakoulumme tapahtumien ensiluokkaiset järjestelyt. Järjestät korkeakoulun ja sen laitosten tapahtumia, kuten konferensseja, kesäkouluja ja vierailuja, yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Tärkeä osa työnkuvaasi on vuosittain järjestettävän Shaking up Tech –tapahtuman tuottaminen yhdessä vastaavan tuottajan kanssa. 

Tehtäviisi kuuluu kunkin tapahtuman tarpeiden mukaisesti mm.  

• tapahtuman tuotantosuunnitelman tekeminen 

• verkkosivujen ja sosiaalisen median sisällön tuottaminen ja päivitys 

• yhteyshenkilönä toimiminen esimerkiksi yhteistyökumppaneiden, tapahtumien osallistujien ja koulujen suuntaan  

• tapahtumassa työskentelevien opiskelijoiden rekrytointi ja perehdytys 

• tapahtumajärjestelyjen koordinointi ja toteutus, mm. ilmoittautuminen, matkalaskut, majoitusvaraukset, ruokailut, tapahtumatilojen varaus ja valmistelu 

Odotamme sinulta  

Tehtävässä onnistuminen edellyttää aiempaa kokemusta tapahtumajärjestelyistä sekä hyviä tietoteknisiä taitoja (verkkosivut, kuvankäsittely, sosiaalinen media) ja valmiuksia omaksua uusia järjestelmiä työn tueksi. Tehtävä edellyttää myös oma-aloitteisuutta, hyviä organisointitaitoja sekä kykyä toimia joustavasti muuttuvissa tilanteissa. Toivomme sinulta myös innostunutta asennetta työhön sekä taitoa hoitaa yksityiskohdat tarkasti, mutta samalla myös kokonaiskuvaa hahmottaen. 

Tehtävään kuuluu runsaasti yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa, ja odotammekin sinulta vahvoja vuorovaikutustaitoja. Kansainvälisessä työympäristössämme tarvitset sujuvaa suomen ja englannin kielen taitoa sekä suullisesti että kirjallisesti, ruotsin kielen hyvä taito on eduksi. Toivomme, että sinulla on tehtävään soveltuva korkeakoulututkinto tai muulla tavoin hankittu vastaava osaaminen. 

Tarjoamme sinulle 

Tarjoamme sinulle mielenkiintoisen työn inspiroivassa työympäristössä sekä mahdollisuuden olla mukana tekemässä vaikuttavia ja hauskoja tapahtumia. Pääset työskentelemään opiskelijoiden, tutkijoiden ja muiden ammattilaisten yhteisössä, jossa edistämme yhteiskunnallisesti merkittäviä tavoitteita tieteen ja koulutuksen saralla. 

Perehdytämme sinut tehtäviisi ja pääset osaksi mukavaa ja osaavaa tiimiä, joka tarjoaa sinulle tuen työtehtäviisi myös jatkossa. Kannustamme ja tarjoamme mahdollisuuksia jatkuvaan oman osaamisesi kehittämiseen muun muassa kattavan henkilöstökoulutustarjontamme kautta. Aalto-yliopiston sisällä on myös mahdollisuus erilaisiin urapolkuihin. 

Pyrimme yhdistämään etä- ja lähityöskentelyn parhaat puolet ja meillä on joustavat työajat. Lähityöpisteesi sijaitsee uudistuneella ja elävällä Otaniemen kampusalueella, jossa on monipuoliset palvelut ja hyvät kulkuyhteydet.

Tehtävien palkkaus määräytyy Aalto-yliopistossa käytössä olevan yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisesti. Kokonaispalkka työsuhteen alkaessa on n. 2800–3200 €/kk riippuen aiemmasta kokemuksesta ja osaamisesta. 

Kiinnostuitko? 

Jos haluat liittyä joukkoomme, lähetäthän vapaamuotoisen hakemuksesi ja CV:si rekrytointijärjestelmämme kautta viimeistään 8.8.2024.  

Jos olet jo Aallon työntekijä, haethan omalla työntekijäprofiilillasi Workday-järjestelmän kautta (internal jobs/sisäiset työpaikat). Jos olet Aallon opiskelija tai vierailija, haethan henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella (ei aalto.fi) ulkoisen Avoimet työpaikat -sivun kautta. 

Vastaamme mielellämme mahdollisiin kysymyksiisi. Lisätietoja tehtävästä antaa kehityspäällikkö Marja Niemi (etunimi.sukunimi@aalto.fi), puh. 050 430 2084 (12.6. klo 9-11, 25.6. klo 12-14 ja 6.8. klo 9-11). Hakemusteknisissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä osoitteeseen hr-sci-services@aalto.fi.