Administrativ sekreterare

Västra Nylands välfärdsområde söker en administrativ sekreterare för en fast tjänst.

Vi söker en skicklig och entusiastisk administrativ sekreterare till vårt team, som ansvarar för förberedelsetjänster för individuella beslut inom socialvården och klagomål över betalningar inom hälsovården. Regionstyrelsens sektion för individärenden behandlar de förberedda svaren på klagomålen och möts i genomsnitt en gång i månaden.

Klagomålen gäller allmänt olika tjänster inom social- och hälsovårdsområdet, såsom socialtjänster för vuxna och familjer, tjänster för äldre och personer med funktionsnedsättning, mentalvårds- och missbrukstjänster, samt olika kundavgifter.

Som administrativ sekreterare tar du emot inkommande klagomål och förbereder dem för behandling av administrativa experter tillsammans med teamets andra administrativa sekreterare. Förberedelsefasen inkluderar bland annat mottagande av klagomål, undersökning av dem (är det ett klagomål eller till exempel en påminnelse), begäran av nödvändiga utredningar för beslutsfattande från serviceområden och kundavgiftstjänster, sammanställning av nyckeltal för rapportering och kommunikation med kunder som har gjort klagomål. I din vardag samarbetar du nära med ditt team och kontaktpersoner inom serviceområdena.

Under förberedelsefasen stöds du av teamets andra administrativa sekreterare, 6 administrativa experter och en administrativ specialist som fungerar som teamledare. Den andra administrativa sekreterarens ansvar är främst att förbereda regionstyrelsens sektionsmöteslistor och agera som sekreterare för sektionen, men du fungerar vid behov som ersättare. Du deltar också i att skapa och skicka protokoll och utdrag från sektionen till berörda parter. Vi använder Dynasty 10 - ärendehanteringssystem och CloudMeeting - mötessystem, för vilka omfattande utbildning finns tillgänglig.

Teamet är en del av tjänsterna för beslutsstöd, vilket innebär att du har stöd av en grupp på lite över tjugo professionella som, utöver teamets ansvar, stöder beslutsfattande av hela välfärdsområdets organ och tjänstemän samt producerar interna översättningstjänster för välfärdsområdet. Administrativ sekreterares chef är chefen för beslutsstöd.

Arbetet börjar den 1 januari 2025. Arbetstiden är 36 timmar och 15 minuter per vecka. Andra villkor för anställningsförhållandet enligt HYVTES (t.ex. 3 eller 8 procent arbetslivserfarenhetstillägg). Det finns en provperiod på 6 månader för uppgiften.

Intervjuer kan hållas redan under ansökningstiden.

Välfärdsområdets moderna arbetsutrymmen ligger i Espoo Otaniemi, nära Aalto-universitetets tunnelbanestation: Tekniikantie 15, 02150 Espoo. Arbetet utförs enligt en hybridmodell, där det finns minst 2 dagar i veckan på plats.

Behörighetskrav för uppgiften är en lämplig examen (till exempel en examen på andra stadiet eller en högskoleexamen) samt tidigare arbetslivserfarenhet som visar på kompetens och förmåga som framgångsrik utförande av uppgiften kräver. Den valda krävs utmärkt finsk muntlig och skriftlig färdighet.

För att lyckas i arbetsuppgifterna krävs noggrannhet samt förmåga till klar uttrycksförmåga och hantering av helheter. Dessutom förväntar vi oss att du har en självständig arbetsattityd, serviceinriktning, goda IT-färdigheter samt goda samarbets- och interaktionsfärdigheter.

De som väljs till tjänsten/anställningsförhållandet kommer ibland att ombedjas att visa ett drogtestintyg enligt Länsi-Uusimaa välfärdsområdets drogprogram.

Vi värdesätter tidigare erfarenhet av liknande uppgifter och centrala faser av den offentliga beslutsprocessen samt kunskap om den offentliga förvaltningens driftsmiljö.

Vi anser att erfarenhet av att använda ärendehanteringssystem och kunskap i svenska muntligt och skriftligt är en fördel.

Anställdas välbefinnande är viktigt för oss och vi vill erbjuda vår personal ett mångsidigt förmånspaket. Du får 200 € per år att använda enligt dina önskemål för kultur-, välbefinnande-, sport- eller resebiljettförmåner. Dessutom har du möjlighet att utveckla din egen kompetens med hjälp av Eduhouse och Oppiportis kostnadsfria webbutbildningar.

Denna arbetsplatsannons har översatts till svenska med hjälp av artificiell intelligens.