Työhakemuksen tunnelma – ”On yhtä paha moka valehdella tekstin fiiliksellä kuin valehdella, että osaa jotakin, mitä ei osaa”

Haluatko jäädä rekrytoijan mieleen? Satsaa siinä tapauksessa työhakemuksen tunnelmaan. Kokenut kirjoittajien kouluttaja Anja Alasilta kertoo, millaisilla valinnoilla tekstin tunnelmaan on mahdollista vaikuttaa.

Valtavan määrän työhakemuksia uransa aikana lukenut rekrytointikonsultti Heidi Tuomikorpi kertoi haastattelussamme, että kaikkien hänen lukemiensa hakemusten joukosta mieleen ovat jääneet erityisesti ne, joista on välittynyt hyvä tunnelma. Työhakemuksessa olennaista ei siis ole yksinomaan se, mitä hakija kirjoittaa vaan myös se, miten hän asiansa ilmaisee.

Anja Alasilta on kouluttanut työelämän tekstien kirjoittajia 1990-luvulta lähtien. Hän pitää tekstin tunnelmaa yhtä olennaisena kuin esimerkiksi virheetöntä kieliasua. Ilman harkittua sävyä tekstin vaikutus voi jäädä vaisuksi. – Sävy vaikuttaa kiistatta siihen, miten kirjoitettu viestintä onnistuu. Sävyllä tekstin kiinnostavuutta voi kasvattaa ja vaikuttavuutta vahvistaa, hän kertoo.

Ymmärrys tekstin sävyn merkityksestä ja taito välittää tunnelmaa rivien välissä voivat siis olla todellisia kilpailuvaltteja työnhaussa.

Alasilta sanoo, että puhutussa viestinnässä sanattomien viestien, kuten eleiden, ilmeiden, tauotuksen ja äänenpainojen osuus on tutkimusten mukaan jopa yli puolet kokonaisviestinnästä. Samaan tapaan tekstistäkin voidaan erottaa kaksi puolta – kirjaimellinen ja viitteellinen, rivit ja rivien välit.

– Olemme oppineet ajattelemaan, että tärkeintä työelämän teksteissä ovat asiasisältö ja selkeä ilmaisu eli kirjaimellinen puoli. Huomiota kannattaa kuitenkin kiinnittää myös viitteelliseen osuuteen – ja siinä kyse on ennen kaikkea tekstin sävystä.

Kuka tahansa voi oppia sävyjen mestariksi

Tunnelma ja sävy ovat termejä, jotka limittyvät ja lomittuvat ammattilaistenkin puheissa. Lyhyesti asian voisi kiteyttää näin: sävy on jotakin, mitä kirjoittaja itse tekee tekstille ja tunnelma se, mitä vastaanottaja kokee tekstiä lukiessaan.

Toisin sanoen taitavasti kirjoittava työnhakija pystyy vaikuttamaan siihen, millainen tunnelma työhakemuksesta välittyy rekrytoijalle. Toiset ovat kirjoittajina luonnonlahjakkuuksia, mutta useimmat tarvitsevat harjoitusta. Sävyn ymmärrys on taito, jonka voi opetella, ja jossa voi ahkeralla harjoittelulla kehittyä mestariksi.

Työhakemuksen tunnelma syntyy tiedostamalla tai tiedostamatta

Anja Alasilta huomauttaa, että jokaisessa tekstissä on sävy, ja että jokainen teksti välittää lukijalleen jonkinlaisen tunnelman, olipa kirjoittaja sävyasioista tietoinen tai ei. – Olen kuullut urani aikana satoja ja satoja kertoja kun kirjoittaja väittää, ettei hänen tekstissään ole minkäänlaista sävyä, eli että teksti on neutraali. Neutraalejakin tekstejä on kyllä olemassa, mutta useimmat tekstit eivät sitä ole.

Innostus tarttuu, kuten myös sen puute

Alasilta kertoo, että lukija voi kokea kirjoittajan neutraaliksi tarkoittaman tekstin esimerkiksi tärkeileväksi tai etäiseksi. Toisinaan pyrkimys neutraaliin ilmaisuun johtaa puisevaan tai pitkäveteiseen lopputulokseen.

– Innostus tarttuu, kuten myös sen puute, hän muistuttaa. Jos mielii saada rekrytoijan innostumaan työhakemuksestaan, on innostavuus kirjoitettava sävynä rivien väliin.

Työhakemuksesta välittyvän tunnelman pitää olla totta

Anja Alasilta teroittaa, että työhakemustekstin fiiliksen ja hakijan oman fiiliksen on oltava synkassa.

– On yhtä paha moka valehdella tekstin fiiliksellä kuin valehdella, että osaa jotakin, mitä ei osaa. Samalla tavalla kuin asiasisällön on oltava totta, fiiliksen on oltava totta. Ainakaan persoonallisuudestaan ei kannata yrittää luoda totuuden vastaista kuvaa.

Ennen hakemuksen kirjoittamista Alasilta kannustaa paitsi pohtimaan, millaista tunnelmaa hakemuksella haluaa välittää, myös tunnustelemaan omaa mielialaa.

– Jos olet huonolla tuulella, ei ole paras hetki kirjoittaa hakemusta, koska teksti paljastaa lukijalle fiiliksesi.

Ohimenevän mielialan lisäksi tekstin sävystä huokuu läpi, jos työpaikka ei kiinnosta hakijaa. – Kyllä hakemuksen fiilis paljastaa, jos ihminen hakee työpaikkaa vain velvollisuudesta. 

Työhakemustekstin tunnelma paljastaa hakijan

• asenteen itseään ja osaamistaan kohtaan
• kiinnostuksen omaan ammattialaansa
• asenteen työpaikkaa kohtaan
• suhtautumisen rekrytoijaan
• arvostuksen työnantajaorganisaatiota kohtaan.

Työhakemuksen tunnelman luominen vaatii pelisilmää

Tekstin kohderyhmä ja tekstille asetetut tavoitteet ohjaavat sitä, millaista sävyä kirjoittajan kannattaa tavoitella. Työhakemuksen kohteena on rekrytoija, ja tavoitteena vakuuttaa tämä hakijan osaamisesta sekä sopivuudesta avoinna olevaan työhön. Tavoitteena voi myös olla, että jäisi rekrytoijan mieleen mahdollisia myöhemmin avautuvia työpaikkoja ajatellen.

Jos olet huonolla tuulella, ei ole paras hetki kirjoittaa hakemusta, koska teksti paljastaa lukijalle fiiliksesi.

Se, että työhakemuksen kohde ja tavoite ovat nämä ei tarkoita, että työhakemuksella olisi vain yksi oikea sävy – saati, että hakemuksen sävyn pitäisi olla ylimuodollinen. Ei, koska vastaanottajan lisäksi tekstin sävyyn vaikuttaa se, kuka puhuu. – Oletko kovin muodollinen tyyppi vai pikemminkin aina vähän pilke silmäkulmassa? Alasilta kysyy. Hän kannustaa etsimään sopivaa muodollisuuden astetta sovittamalla omaa ja organisaation muodollisuutta yhteen.

Tehtävä: Millainen tyyppi olet? Kuinka muodollinen olet, entä kuinka muodollinen työnantaja on? Mitä haluat kertoa persoonastasi rekrytoijalle?

Vinkkejä työhakemuksen kirjoittamiseen 

Ensimmäiseksi mieleen tuleviin sanoihin ei pidä tyytyä

Työhakemustekstin sävyyn vaikuttaa paljon se, millaisia sanoja tekstissä käyttää. – Kelpuutamme kiireessä tekstiimme liian automaattisesti ne sanat, jotka tulevat ensimmäiseksi mieleen, Anja Alasilta sanoo ja kannustaa kokeilemaan synonyymien voimaa työhakemusta kirjoittaessa. – Hyviä työkaluja ovat Kielitoimiston sanakirja ja Wordin synonyymisanasto. Hyödyllistä olisi myös tutustua sen organisaation viestintään ja sanastoon, jonne pyrkii töihin.

Tehtävä: Oletko tehnyt sanavalintoja tietoisesti ja harkiten vai ovatko sanat vain livahtaneet arkille? Voitko ilmaista itseäsi piirun verran rennommin, virallisemmin, kohteliaammin tai hauskemmin? Entä voitko käyttää sanaa, joka herättää lukijassa visuaalisen mielikuvan? Oletko turhan tuttavallinen tai kovin etäinen? Voiko sanomasi ymmärtää toisin kuin tarkoitat?

Sanajärjestyskin vaikuttaa työhakemuksen tunnelmaan

Tekstin sävyyn vaikuttaa sekin, millaiseen järjestykseen valitut sanat asettelee. Suomen kielessä sanajärjestystä voi muuttaa sangen vapaasti, ja tästä kannattaa ottaa ilo irti tekstin sävyä harjoitellessa.

– Tekstin sävy yleensä paranee, kun aloitat siitä, mikä on lukijalle tuttua ja/tai tärkeää. Testaa esimerkiksi, miten virkkeen ensimmäisen sanan vaihtaminen vaikuttaa tekstin sävyyn. Kokeile yleensäkin siirtää tärkeimmät sanat virkkeissä vähemmän tärkeiden edelle. Testaa, palvelisiko tavoittelemaasi sävyä paremmin se, että muotoilisit samoista sanoista toteamuksen sijaan kysymyksen tai kehotuksen.

Anja Alasilta antaa esimerkin sanajärjestyksen vaikutuksesta:

• Koulutukseni ja kokemukseni ansiosta pystyn tarjoamaan asiantuntevaa ja ystävällistä palvelua kaikissa kanavissa Yritys Oy:n vaativille asiakkaille.
• Pystyn tarjoamaan koulutukseni ja kokemukseni ansiosta Yritys Oy:n vaativille asiakkaille kaikissa kanavissa asiantuntevaa ja ystävällistä palvelua.
• Yritys Oy:n vaativille asiakkaille pystyn koulutukseni ja kokemukseni ansiosta tarjoamaan asiantuntevaa ja ystävällistä palvelua kaikissa kanavissa.

Tehtävä: Kokeile muuttaa virkkeiden sanajärjestystä ja kuuntele teksti esimerkiksi Wordin Lue ääneen -toiminnolla. Kasvaako tai loiveneeko ilmaisusi kärkevyys? Nouseeko tärkein paremmin esille? Mitä muita eroja huomaat?

Lue myös: Tällaisella hissipuheella vakuutat rekrytoijan – 7 vinkkiä lyömättömän hyvän hissipuheen kirjoittamiseen 

Työhakemuksen rytmi saa asiat etenemään – tai sitten ei

Myös tekstin rytmi vaikuttaa siihen, millainen tunnelma työhakemuksesta välittyy lukijalle. Alasillan mukaan rytmiä voi ajatella tapana, jolla asiat tekstissä etenevät: se jaksottaa sisällön sopivasti ja vetää lukijan mukaansa.

– Jos teksti ei svengaa, kannattaa ensimmäiseksi katsoa, pitäisikö pitkiä ja mutkikkaita virkkeitä katkoa, Alasilta vinkkaa. Toisessa ääripäässä ovat toinen toistaan seuraavat yhden lauseen virkkeet, jotka tekevät tekstin rytmistä hakkaavan. – Lyhyet lauseet palvelevat luettavuutta ja ymmärrettävyyttä, mutta tärkeää on myös vaihdella virkkeiden pituutta ja rakennetta.

Tehtävä: Kuuntele hakemuksesi esimerkiksi Wordin Lue ääneen -toiminnolla. Eteneekö teksti mukavasti? Onko joukossa vaikeaselkoisia kohtia tai yksitoikkoista rytmiä? Muokkaa kohtia, joissa teksti ei solju. Kuuntele hakemus sitten uudelleen. Huomaatko eron?

Lue myös: Tee nämä viisi asiaa, ja rekrytoija vastaa työhakemukseesi