Työhyvinvointi

Uusi työntekijä kohtaa nyt tyhjän toimiston – Näin työn aloitus sujuu poikkeusaikana

28.1.2021 klo 12:53

Poikkeusaikana rekrytoinnit onnistuvat myös etänä, mutta miltä tuntuu aloittaa uudessa työssä ilman toimiston puheensorinaa? Tärkeintä on, että kollegoihin ja yrityksen kulttuuriin tutustumiseen on tarjolla erilaisia vaihtoehtoja, vaikka ne olisivatkin verkossa.

IT-alaa voi pitää yhtenä koronavuoden voittajista, sillä kevään alkusäikähdyksen jälkeen palveluiden kysyntä ei ainakaan ole vähentynyt ja yritykset ovat rekrynneet osaajia entiseen tapaan.

Ohjelmointiyritys Siili Solutionsin kymmenellä toimistolla työskentelee kaikkiaan reilut 700 asiantuntijaa, joista noin 600 työskentelee Suomessa. Viime vuonna yritys rekrytoi Suomeen lähes 100 uutta työntekijää.

Teams-kokoukset ja etätyö olivat yrityksessä tuttu toimintatapa jo ennen koronaa. Nyt käytössä on etätyösuositus, jonka mukaan toimistolle saa tulla, ellei työskentely kotona esimerkiksi pienten lasten takia onnistu. Toimistolla samanaikaisesti olevien henkilöiden määrää seurataan antureilla, joiden lukemat ovat jääneet pandemian jälleen kiihdyttyä mataliksi.

Videolla on vaikeampi loistaa

Sara Keinänen aloitti Siili Solutionsin Marketing Specialistina marraskuun lopulla. Hän työskenteli toimistolla ensimmäisen viikkonsa aikana tutustumassa yksittäin tiiminsä jäseniin ja yrityksen tiloihin osana perehdytystään.

Kaipaan avokonttorin puheensorinaa, mutta toisaalta tilanteeseen on jo ehtinyt tottua. Olisi varmasti ollut ihan erilaista aloittaa uudessa paikassa keväällä, kun koronarajoitukset olivat vielä niin uutta ja outoa.

– Nyt olen tavannut lähes kaikki kuuden hengen tiimistäni kasvotusten ja pidämme joka aamu yhteisen videopalaverin, joten tuntuu, että tunnemme jo tosi hyvin. Tavallaan tämä on ollut myös pehmeä lasku, kun edessäni ei ole ollut sataa uutta ihmistä kerralla.

Keinänen työskenteli aiemmin neljä vuotta markkinointitoimisto Famin (entinen NoBot) Content Managerina ja aloitti työnhaun joitain kuukausia sitten. Ennen Siilin haastattelua hän osallistui muutamiin työhaastatteluihin virtuaalisesti.

– Koin että videolla on vaikeampi loistaa, kuin tilanteessa, jossa ihmisen tapaa kasvotusten. Videon välityksellä esimerkiksi monet ilmeet ja eleet jäävät näkemättä ja aito ihmiseltä ihmiselle -keskusteleminen on hankalampaa. Siksi oli tosi mukavaa, että Siilillä sain valita, haluanko haastattelun videolla vai livenä.

Kasvotusten tapahtuneet haastattelut toteutettiin Keinäsen mukaan annettujen koronaohjeistusten puitteissa esimerkiksi turvavälejä noudattaen.

Miten ylläpitää yhteisöllisyyttä?

Etähaastattelut eivät ole Siilillä uutta, sillä esimerkiksi kauempana asuvien työnhakijoiden ensimmäiset haastattelut tehdään usein videon välityksellä. Osalle kandidaateista etähaastattelu voi myös olla mieluisampi valinta.

Käymme jatkuvasti keskusteluita hyvin erilaisten työnhakijoiden kanssa ja osa kokee tapaamiset mahdollisen tulevan työnantajan kanssa jännittävänä. Silloin virtuaalihaastattelu voi olla rennompi vaihtoehto, kun siihen voi osallistua omalta sohvalta, Head of Talent Maarit Kettunen kertoo.

Haastattelijalta virtuaalihaastattelun järjestäminen vaatii erityistä osaamista ja tarkkaavaisuutta.

– Rekrytoijan täytyy osata ohjata keskustelua, purkaa jännitystä sekä lukea haastateltavan fiiliksiä ja tunnetiloja selvittääkseen, kuinka hänen intressinsä ja yrityksen tarjooma kohtaavat. Tehtävää helpottaa, että valmistautuu hyvin ja kertoo yrityksestä ja sen tarpeista selkeän rehellisesti. Olemme myös sparrailleet haastatteluja tiimin sisällä, Kettunen kertoo.

IT-yritykset ovat etätyökäytäntöjen pioneereja, joissa erilaisten viestintäpalvelujen käyttö on luonteva osa arkea. Siilillä sisäiseen viestintään käytetään Slackia, jossa Kettunen on kehottanut uusia työntekijöitä esittelemään itsensä ja kertomaan itsestään jotain myös työroolin ulkopuolelta.

Samalla poikkeusaika on saanut yrityksen arvioimaan ja kehittämään omia prosessejaan ja miettimään, kuinka työntekijöiden integroitumista voisi vielä paremmin edistää.

Yrityksen toimintakulttuuriin- ja muihin työntekijöihin tutustumista ovat edistäneet myös erilaisten tiimien viikko- ja kuukausipalaverit sekä verkkoon viedyt harrastuskerhot, joissa tarjolla on niin koirahommia kuin viskimaistajaisiakin. Perjantaisin Teamsin välityksellä pelataan bingoa.

Sama malli ei sovi kaikille

Erilaisen tekemisen tavoitteena on ylläpitää yhteenkuuluvuuden tunnetta ja hyvää fiilistä, mitä Kettunen pitää hetkittäin haastavana.

Tärkein havainto hänelle on ollut ihmisten yksilöllisten tarpeiden ja erilaisten elämäntilanteiden huomioiminen. Selvää on, että yksi malli ei sovi kaikille.

Ihmiset kaipaavat eri asioita ja on tärkeä huomata, jos joku alkaa esimerkiksi passivoitumaan tai sairauspoissaolot lisääntyvät. Osa henkilöstöstämme työskentelee luontaisesti todella itseohjautuvasti eikä esimerkiksi kaipaa säännöllisiä palavereja, kun taas toiset kaipaavat huomattavasti enemmän tukea ja yhteydenpitoa. Siksi haluankin aina korostaa, että haasteiden edessä on aina parempi pyytää heti apua, kun jäädä vatvomaan asioita itsekseen.

Jotta kotona työskentelevät eivät tuntisi oloaan irtonaiseksi, järjestää yritys GoToWebinar -palvelun avulla säännöllisesti laajempia Siili Gatheringeja, joissa yrityksen johto kertoo, miten yrityksellä menee, mitä projekteilla on saavuttu ja mitä isossa kuvassa tapahtuu. Tällä halutaan vahvistaa yhteenkuuluvuutta sekä ehkäistä työmaailmaan liittyvää epävarmuutta, jota aika helposti masinoi.