Työkyöpeli

Uuden työn aloittaminen ja perehdyttäminen etänä

21.4.2020 klo 16:08

Moni työntekijä ja työnantaja on joutunut täysin uuden tilanteen eteen tänä keväänä: uusi työ on alkanut etänä ja ilman perinteistä perehdyttämistä. Mitä etänä työn aloittamisessa ja toisaalta perehdyttämisessä kannattaa erityisesti huomioida?

Koronakaranteenin vietyä toimistotyöläiset valtaosin kotitoimistoille, muuttui myös uuden työn aloittaminen perustavanlaatuisesti. Enää uudella työpaikalla ei odotakaan nimikoitu työpiste tervetuliaistoivotuksineen, kollegat eivät vie lounaalle ensimmäisinä päivinä eikä kollegoiden läsnäoloon voi nojautua ensimmäisten päivien ja viikkojen kysymystulvan kanssa. Uusi alku uudessa työssä voi tuntua nyt erityisen haastavalta ja siihen tulisikin esimiehen toimesta kiinnittää nyt erityistä huomiota.

Toki ihmisiä on perehdytetty töihin etänä jo maailman sivu, eivätkä lähimmät kollegat tai tiimiläiset välttämättä ole aina edes samalla mantereella, mutta näin suurin joukoin erikoislaatuiseen perehdyttämiseen ei ole ennen törmätty. Oppia kannattaakin hakea nyt sieltä, missä sitä on aiheeseen ollut tarjolla jo ennen poikkeusaikaa.

Mitä sitten erityisesti kannattaa huomioida työntekijänä, kun aloittaa uudessa työssä näin erikoisina aikoina? Entäpä mitä esimiehen ja työhön perehdyttäjien kannattaa muistaa, kun uusi kollega astuu remmiin digitaalisten työvälineiden välityksellä? Kokosin helpon listan molemmille osapuolille.

Työntekijä, muista nämä kun aloitat työt etänä:

1. Ole aktiivinen. Nyt jos koskaan oma aktiivisuus kantaa pitkälle, sillä karanteenitilanteessa kukaan ei kirjaimellisesti huomaa läsnäoloasi ilman, että vaikutat siihen itse. Hyvä esimies toki pitää huolen siitä, että löydät oikeisiin foorumeihin etänäkin, mutta kysymällä aktiivisesti et eksy tieltä. Älä siis jää odottamaan, että joku lukisi ajatuksesi etänä, vaan nosta mieltä askarruttavta asiat reippaasti esiin alusta asti – uudelle työntekijälle jos kenelle sallitaan kaikki kysymykset.

2. Tee muistiinpanoja ja "kartta" verkostostasi. Perehdytyskeskusteluissa kannattaa pitää kirjaa työpaikalla rakentuvasta verkostostasi: kuka tekee mitä, missä asioissa keneenkin voi olla yhteydessä ja mitä kanavia pitkin heidät tavoittaa parhaiten.

3. Kaikkea ei tarvitse oppia kerrasta, nytkään. Kun perehdytysohjelmasi on plakkarissa ja olet tavannut tarvittavat henkilöt, muista myös pitää follow-up tapaamisia heidän kanssaan myöhemmin, kun kaipaat tarkennusta ja lisätietoa. Kukaan ei oleta, että osaat ja ymmärrät kaiken yhden keskustelun perusteella.

4. Ole itsellesi armollinen. Uuteen työhön kotiutuminen ja orientoituminen kestää normaaliolosuhteissakin 3-6 kk, joten älä vaadi itseltäsi liikoja poikkeusolosuhteissakaan. Pääset kyllä jyvälle aikanaan.

Esimies, muista huolehtia näistä, kun tiimiläisesi aloittaa työt etänä:

1. Linkitä oikeisiin henkilöihin. Mieti jo etukäteen, ketkä kaikki kollegat uuden työntekijän tulisi tavata ja myös ne, jotka voivat olla jatkossa tärkeitä kontakteja yli tiimirajojen ja tee lista näistä. "Yhdistä" tiimiläisesi tärkeiden tyyppien kanssa vaikka sähköpostilla, jolloin tiimisi ulkopuolellakin tiedetään kuka uusi hahmo on ja mitä hän on tullut tekemään.

2. Järjestä päivittäiset tsekit ja kutsu palavereihin. Ensimmäisten viikkojen aikana voi olla hyvä pitää päivittäin lyhyt seurantapuhelu uuden tiimiläisen kanssa, jossa voitte vaihtaa kuulumiset, hän voi kysyä juoksevia asioita ja kertoa tunnelmistaan. Muista myös kutsua uusi tyyppi kaikkiin muihin yhteisiin palavereihin.

3. Järjestä tervetulopalaveri. Uuden työntekijän ensimmäisenä päivänä paino on uusien laitteiden ja työkalujen käyttöön otossa, mutta myös tiimiin tutustumisessa. Järjestä siis aikaa tiimille kertoa itsestään ja uudelle tyypille esitellä itsensä ilman sen kummempaa agendaa. Kevyelle jutustelulle ja tutustumiselle on nyt tilausta.

4. Tee kattava perehdytyssuunnitelma. Nyt jos koskaan kannattaa panostaa systemaattiseen perehdytyssuunnitelmaan ja seurata myös lähietäisyydeltä sen toteutumista. Varmista, että uusi tiimiläinen tapaa uudet kollegat ja tärkeät kontaktit, mutta jätä myös aikaa itseopiskelulle, siihen on nyt hyvät edellytykset ja rauha.

5. Ole tavoitettavissa ja aktiivinen. Kerro selkeästi ensimmäisenä päivänä, mistä ja miten sinut saa kiinni ja varmista omalla esimerkillä, että kynnys yhteydenotolle on matala. Ole myös itse aktiivinen ja kysele tiimiläisen tunnelmia etenkin alkuviikkojen aikana ja varmista, että hän pääsee eteenpäin perehdytyssuunnitelman sekä itse töiden kanssa.