Blogi

Työyhteisön kasvokkaisia kohtaamisia on odotettu, mutta mitä tehdä, kun kaikki eivät ole valmiita palaamaan toimistolle

Paula Narkiniemen blogi, jossa aiheena työn ja työnhaun maailma.
18.10.2021 klo 15:44

Yli puolentoista vuoden mittainen etätyösuositus on jäämässä (toivottavasti) historiaan ja työntekijöiden odotetaan palailevan taas toimistoille töihin. Osa odottaa paluuta kuin kuuta nousevaa, osa kammoksuu ajatusta vanhaan palaamisesta. Mitä työnantajan kannattaa pitää mielessä eri odotuksilla ja toiveilla varustettujen asiantuntijoiden palatessa taas toimistoille?

Paljon on ehtinyt muuttua puolessatoista vuodessa niin asenteissa, tavoissa toimia kuin arjen pikku rutiineissakin. Aikaa on ollut löytää toimivat tavat tehdä töitä sijainnista riippumatta, joten ei ole ihme, että harva toivoo totaalista vanhaan paluuta – työn tekeminen on väkisinkin muuttunut pysyvästi. Työnantajien huoli on luonnollisesti turvallisten kohtaamisten, innovoinnin ja ideoinnin mahdollistaminen kasvokkain, kulttuurin rakentaminen muuallakin kuin ruudun välityksellä ja toki se, että toimitiloja jälleen käytettäisiin optimaalisesti.

Samaan aikaan työntekijät ovat oppineet hoitamaan kaiken muun paitsi tilojen käytön ruudun välityksellä, eikä välttämättä koe tarpeelliseksi olla fyysisesti läsnä joka päivä toimistolla, sillä arjessa moni asia hoituu sutjakasti etänäkin.

Huoli toimistolle paluun suhteen voikin kulminoitua siihen, löytyykö avokonttoreista riittävän rauhallisia työskentelytiloja, puhelinkoppeja ja toisaalta tiimeille ryhmätyötiloja? Vaakakupissa painaa myös sujuva arki ja toive kohdata kollegoita.

Toimistolle paluuta kannattaakin lähestyä ainakin näistä kolmesta näkökulmasta, jotta pahimmilta odotusten yhteentörmäyksiltä vältytään:

1. Keskustelkaa odotuksista ja toiveista – ei vain etätyöpäivien määrästä

Suurin osa yrityksistä on tutkinut pandemian aikana työntekijöidensä suhtautumista ja toiveita etätyöhön sitten kun vapaus palata toimistoille koittaa. Nyt keskustelu kannattaisi viimeistäänkin siirtää etätyöpäivien määrästä tiimeihin ja näiden toiminnan kehittämiseen nykytilanteen ehdoilla:

  • Mitä ajasta ennen pandemiaa halutaan tuoda takaisin, mikä toimi ennen ja toimii nytkin?
  • Mitä oppeja etätyöjaksosta on kertynyt ja mitä sen mukanaan tuomia hyviä asioita halutaan edelleen säilyttää?
  • Mitä ajasta ennen pandemiaa ei ehdottomasti haluta palauttaa?
  • Mitä kohtaamisia tarvitaan kasvokkain ja missä asioissa ruutu hoitaa homman yhtä hyvin?

2. Hybridityö aiheuttaa väkisinkin hässäkkää – mitä huomioida?

Jos työyhteisössä ei selkeästi haluta rajata etätyötä tietyille päiville, edessä on väkisinkin pieni kaaos kun osa porukasta on toimistolla ja osa etänä. Kokouskäytäntöjä on ainakin syytä rukata niin, että ne huomioivat erilaiset tavat osallistua – neukkarissa huonon äänentoiston takaa kuuluva keskustelu ei välttämättä välity ruudun toiselle puolelle kovin hyvin ja voi lähinnä ärsyttää. Kannattaakin miettiä, miten varmistetaan inklusiivinen työyhteisö silloinkin, kun osa tiimistä on etänä ja osa toimistolla. Tiedonkulun näkövinkkelistä on myös tärkeää huomioida eri lokaatioissa työskentelevät kuten ennen pandemiaakin: kaikki eivät automaattisesti kuule kaikkia asioita vaikka olisivatko toimistolla ja tiedonkulkuun on edelleen pyhitettävä aikaa ja vaivaa.

3. Harva osaa ennustaa, joten miten taataan toimitilojen joustavuus jatkossakin?

Toimitilojen mukautuvuus uuteen arkeen on puhuttanut jo tovin ennen etätyösuosituksen poistumista ja organisaatioissa on pohdittu kuumeisesti, miten tehdä tiloista hybridityöhön sopivat, miten houkutellaan asiantuntijat takaisin toimistolle ja miten varmistetaan se paljon puhuttu kulttuurin ja yhteisöllisyyden rakentuminen pitkän etätyöjakson jälkeen. Tähän hetkeen keskittymisen lisäksi kannattaa katse suunnata jo kauemmas horisonttiin, sillä harva on onnistunut ennustamaan toimitilojensa suunnittelun täysin nappiin: työntekijöiden odotukset ja toiveet kun alkavat muuttua sillä sekunnilla kun toimistolle taas palataan. Kannattaakin pohtia, miten varmistetaan toimitilojen joustavuus ja muunneltavuus myös jatkossa kun dataa toimistolle paluusta on kertynyt riittävästi ja arki on asettunut taas uusiin uomiinsa.