Palaverit tuntuvat vain lisääntyvän, vaikka niiden tarve ei. Turhat kokoukset kuluttavat aikaa ja energiaa.

Palaverit kuuluvat muodossa tai toisessa meidän kaikkien työhön. Vaikka emme itse osallistuisi niihin, saamme ainakin sähköpostit tai kahvipöytätietoa niissä pyöritellyistä asioista. Ainakin meistä jokainen saa takuuvarmasti joskus odottaa henkilöä, joka on juuri palaverissa.

Suuri osa nykyajan palavereista on turhia. Ihan oikeasti. Joskus tuntuu siltä, että asia, jonka voisi helposti hoitaa ryhmäsähköpostilla, vaatii joidenkin mielestä aina kokouksen, tapaamisen, tai jonkinlaisen kahvittelu- ja kampaviinerihetken. Ihan kivaa, mutta vie aikaa aivan älyttömästi.

Tarpeellisetkin palaverit menevät todella helposti pieleen. Ihmiset eivät keskity, räpläävät puhelimiaan, eivät ole valmistautuneet, palaverilla ei ole kunnon käsikirjoitusta tai koko aiheen käsittelyyn on liian vähän aikaa. Tuhoon tuomittua alusta asti.

Palaverin järjestäjän tulee miettiä, ketä paikalle todella tarvitaan, mitä asioita käydään läpi, minkälaista lopputulosta haetaan ja onko tarvittaviin tuloksiin tarpeeksi aikaa. Kokouksen kulku tulisi edes joten kuten ohjata ja ajastaa. Jos paikalla ei esimerkiksi ole ihmisiä, jolla on valta lyödä päätökset lukkoon, on kyseessä vain ideoiden edestakainen heittely.

Eipä ihme, että yritykset hakevat ammattiapua kokoustaitojen kehittämiseen, Haaga-Helian ammattikorkeakoulu on aloittanut jopa kokousdesigner -työpajan. Siellä konkreettisesti opetellaan sisällön, kustannusten ja ajankäytön kannalta tehokkaampia tapoja kokoustaa.

Turhan tuntuiset tapaamiset rasittavat erityisesti kuukausipalkatonta itsensätyöllistäjää. Kahvitteluun ja ympäripyöreiden jutusteluun on turhauttava matkata pidempää, jos asia oikeasti hoituisi puhelimessa tai sähköpostitse. Toki livetapaamiset ovat sosiaalisesa mielessä ajoittain paikallaan, mutta tilannetaju asian tärkeyden suhteen uupuu harmillisen usein.

Väkisinkin tulee tunne, että kehnoja kokouksia järjestetään joskus juuri sen tärkeyden tunteen vuoksi. Että joku saa merkitä kalenteriinsa palaverin ja avata puolivillaisia ideoitaan tai kalastella niitä muilta. Muutenhan lähes hedelmättömän palaverin järjestäminen tarkoittaisi, että järjestäjä ei vain osaa hommaansa.

 

Satu Varjonen on äiti ja freelancer-kirjoittaja, jolla on vankka tausta keikka- ja asiakaspalvelutyöstä.