Tuskastutko työssäsi tehottomiin työprosesseihin? Työtä ja tekemistä voidaan tehostaa järkevöittämällä ja automatisoimalla prosesseja. Tämä onnistuu usein digitalisaation avulla.

Hyvä esimerkki on matkalaskujen tekeminen. Matkalipuissa on junien, lentojen, linja-autojen ja taksimatkojen aloitus- ja lopetusajat, lähtö- ja päätepisteet sekä matkan hinta. Lipuista löytyy siis kaikki tärkeä  matkustamiseen liittyvä tieto. Prosessia helpottaisi, jos nämä kaikki tiedot voisivat siirtyä suoraan työnantajatiedon mukaisesti matkalaskun tekijän matkalaskulle. Matkalaskujärjestelmä voisi parhaimmillaan olla niin fiksu, että se näyttäisi kartalla matkan, matkaan liittyvät vaiheet ja niiden kustannukset. Digitaalinen avustaja voisi sitten muistutella, jos jokin tieto puuttuisi.

Turhaa työtä

Toimintaa helpottava teknologia on jo olemassa. Tiedot voidaan kerätä, siirtää, muuntaa ja käsitellä. Jotta digitalisaatiosta saadaan kaikki hyöty, tarvitaan uusia, hyvin määriteltyjä prosesseja, muutosjohtamista, tahtoa ja ymmärrystä sekä tietenkin osaamista.

Matkalaskuja rustaava matkustaja joutuu vielä tekemään aika lailla turhaa työtä. Hän joutuu tallettamaan samat tiedot kahteen tai kolmeen kertaan matkalaskujen hallintajärjestelmään. Paperiset kuitit skannataan yleensä käsityönä ja ne liitetään mukaan matkalaskulle. Matkalaskua siirrellään järjestelmässä henkilöltä toiselle, kunnes epäselvät kohdat on korjattu, tiedot ovat kasassa ja matkalasku voidaan vihdoinkin hyväksyä.

Jos työn tehostaminen otettaisiin tosissaan, panostettaisiin digitalisaatioon ja sen helppokäyttöisyyteen sekä tietojen automaattiseen siirtymiseen paikasta toiseen – vieläkin enemmän. Toimintaa kehittämällä matkalaskun tekemiseen käytetty aika putoaisi noin kymmenesosaan nykyisestä.

Lähde: Talouselämä

Kommentit

16

Tehoton asiakaspalvelu

Matkustajan kuuluisi tehdä oma työ ja toimistotyöt taas joku toinen, ei näin! Mikä kiire meillä on täällä valmiissa maailmassa? Kts yhden Mielensäilmaisijan purnaus :) https://www.facebook.com/TodiTotuudentorvi/posts/887078511376966:0

Lisää uusi kommentti

To prevent automated spam submissions leave this field empty.