Työkyöpeli

Sujuvuutta työpäivään suunnittelulla ja priorisoinnilla

12.2.2019 klo 3:45

Olen suurimman osan työelämästäni toiminut hyvin vapaissa myyntitehtävissä. Tästä johtuen oman työn priorisointi on ollut erittäin isossa roolissa, ja sitä on joutunut myös harjoittelemaan.

En ole työskennellyt yrityksissä, joissa myyjillä olisi erittäin tarkkoja puhelu- ja tapaamistavoitteita jokaiselle päivälle tai viikolle. Työn tekeminen on perustunut luottamukseen ja tulokseen. Homma on toiminut.

Minun on usein helppo aloittaa työt puhtaalta pöydältä. Myynnin silmin ajateltuna; kerään liidilistan, soitan listan läpi ja sovin tapaamisia. Vähän ajan kuluttua alkaakin olla aikamoinen läjä tehtäviä: tarjouksia, jotka pitäisi clousata, asiakkaiden kysymyksiä ja pyyntöjä sekä tietenkin se aktiivinen oma kontaktointi. Tähän kun lisätään vielä sisäiset kokoukset, sekalaiset tehtävät ja avunpyynnöt, on kalenteri melko tukossa.

Näiden asioiden kanssa aikani taisteltuani olen oppinut suunnittelemaan asioita hieman pidemmälle. Osaan ennakoida eli jos minulla on useita tapaamisia viikossa, tulee niistä aina paljon tehtävää; tarjouksia, selvitettävää ja asiakkaalle infottavia asioita. Jos siis kalenterini on täyttymässä tietyn viikon osalta tapaamisista, vältän tapaamisten sopimista seuraavalle viikolle. Toinen vaihtoehto on yrittää sopia mahdollisimman monta tapaamista samalle päivälle, jotta muut päivät pysyvät ehjempinä ja tehokkuus korkeana.

Viikon rakenne kuntoon

On myös hyvä miettiä viikon rakennetta. Nykyisessä yrityksessäni pyrimme pitämään sisäiset tapaamiset maanantaina. Usein maanantaista meneekin suurin osa neukkarissa istumiseen, mutta loppuviikko on omassa hallussa. Viikolta pitää varata aina aikaa eri asioihin, oli se sitten suunnittelua, tarjousten tekemistä tai Salesforce -taskien läpikäyntiä. Itse laitan kaikki asiakkaisiin liittyvät tehtävät Salesforceen, mutta varaan tietyiltä päiviltä kalenterista aikaa niiden hoitamiseen.

Kuulostaa ehkä aikaa vievältä, mutta suosittelen kokeilemaan. Kun käyttää heti maanantaina tunnin hyvään suunnitteluun, palkitsee se monin kerroin viikon aikana. Näin tulee paljon vähemmän tyhjää ja ”mitähän sitä seuraavaksi tekisi” -hetkiä – ja asiat etenevät.

Kaiken yllä mainitsemani olen joutunut opettelemaan kantapään kautta. Toki erilaisia tapoja tehtävien hallintaan on monia. Kalenteri, Outlookin taskit tai vaikka CRM-järjestelmän taskit – riippuen paljolti töiden luonteesta ja käytössä olevista järjestelmistä.

Oikeilla jäljillä

Ilokseni huomasin, että olin oikeilla jäljillä ajanhallinnan suhteen, kun luin vuodenvaihteessa Stephen R. Coveyn kirjan, Tie menestykseen: 7 toimintatapaa henkilökohtaiseen kasvuun ja muutokseen / The 7 Habits of Highly Effective People. Kirjaa voi suositella monella tapaa, mutta siellä oli erinomainen nelikenttä ajankäytön hahmottamiseen. Se vain vahvisti omaa kuvaani suunnitelmallisuuden tärkeydestä.

Hyvänä esimerkkinä kirjassa on, että jos jatkuvasti tulee yllättäviä ja tärkeitä asioita, pitää niille olla jatkuvasti varattu myös aikaa. Tällöin päivän muut työt eivät (pääsääntöisesti) kärsi näistä kiireellisistä pyynnöistä. Toinen konkreettinen asia on se, kuinka usein kiireelliset asiat ovat muiden kiireellisiä asioita, jotka eivät itse asiassa olisi sinulle niin tärkeitä. Nämä on hyvä pystyä keskustelemaan sisäisesti yrityksessä.

On hyvä tiedostaa, että jos omalla suunnittelulla ei pysty vaikuttamaan ajankäyttöönsä, kertoo se organisaatiotason ongelmasta. Kyseessä voivat olla esimerkiksi epäselvät roolit, huono priorisointi tai resurssivaje. Tämäkin on erittäin tärkeä löydös!

Suosittelen siis kokeilemaan parempaa ajankäytön suunnittelua. Käytä tunti tai edes puolikas viikon huolelliseen suunnitteluun ja kokeile, miten se näkyy työpäivissäsi parin viikon kuluessa. Kuulen mielelläni mielipiteitänne tai omia kokemuksianne sekä vinkkejä ajankäytön parempaan hallintaan.

Kirjoittaja Sami Mäkinen on työskennellyt myynnin parissa vuodesta 2005. Business Development Managerina Sami vastaa Frank Studentsin myynnistä ja hänellä on oma myyntitiimi.

sami@frank.fi