Sähköpostin kirjoittamisen kultaiset säännöt

Miten työsähköposti kirjoitetaan? Voiko meilin mokata? Koostimme tähän tärkeimmät opit, joiden avulla kirjoitat oikeaoppisen työsähköpostin.

Työsähköpostin kirjoittaminen ei ole vaikeaa, mutta muutama perusasia kannattaa ottaa haltuun heti työuran alkuvaiheessa. 

Työsähköposti voi olla rento, virallinen tai mitä tahansa siltä väliltä. Sähköpostia kirjoittaessa olennaista onkin tunnistaa, millaiseen tyyliin kullekin vastaanottajalle on sopivaa kirjoittaa.

Työpaikan sisäisen sähköpostin kirjoittaminen

Työpaikan sisällä sähköposteja saatetaan kirjoittaa varsin rempseään tyyliin. On kuitenkin myös työyhteisöjä, joissa sisäinen viestintä on hyvin asiallista. 

Kun aloitat uudessa työpaikassa, seuraa, millaisia sähköposteja kollegat kirjoittavat sinulle ja toisilleen. Näin pääset nopeasti kärryille työyhteisösi viestittelykulttuurista.

Vaikka otat mallia muista, kaikkea ei tarvitse tehdä samalla tavalla kuin toiset. Jos pomon tylyltä tuntuva kirjoitustyyli kummastuttaa tai kollegan jatkuvat aurinkoisen työpäivän toivotukset ärsyttävät, etsi ja löydä oma tapasi kirjoittaa työsähköposteja.

Oma, itselle sopiva tyyli löytyy jostakin työpaikan viestittelykulttuurin ja omien makumieltymysten välimaastosta.

Ulkoisen työsähköpostin kirjoittaminen

Kun kirjoitat sähköpostia työpaikan ulkopuolelle, ole aina ystävällinen, mutta älä liian tuttavallinen. 

Pidä mielessä, että kuka tahansa organisaation ulkopuolinen henkilö voi olla edustamasi yrityksen potentiaalinen asiakas tai vaikka tuleva kollegasi tai esihenkilösi. Kirjoita siis aina niin, että jätät hyvän vaikutelman itsestäsi ja koko organisaatiosta.

Emojien käyttö työsähköpostissa

Työsähköpostin kirjoittamisessa on hyvä välttää runsasta emojien käyttöä. Yksitulkintainen hymiö tai aurinko vielä menettelee, mutta kaikenlaisten irvistysten, virnistysten ja käsimerkkien käyttö kannattaa unohtaa heti kättelyssä.

Emojien riski piilee siinä, että vastaanottaja saattaa tulkita kuvan eri tavalla kuin lähettäjä. Tulkitsetko itse yhteen liitetyt kädet rukoukseksi vai kiitokseksi? Niinpä!

Sähköpostitse viestiteltäessä voi siis tapahtua pahojakin väärinymmärryksiä, ja sähköpostitse niiden huomaaminen – saati korjaaminen – voi olla hankalaa.

Sähköpostin kirjoittamisen päätteeksi, ennen lähetä-napin painamista, kannattaakin aina käydä koko teksti mahdollisine emojeineen läpi ajatuksella.

Sinuttelu ja teitittely

Yleisesti ottaen Suomessa sopii sinutella niin työkavereita kuin esihenkilöäkin. 

Työsähköposteja kirjoittaessasi saatat kuitenkin törmätä myös teitittelyyn, erityisesti asiakaspalvelutehtävissä. Kun aloitat uudessa työpaikassa, ota selvää, puhutteleeko organisaatio asiakkaitaan sinuttelu- vai teitittelymuodossa.

Jos et ole aivan varma, pitäisikö sinun valita työsähköpostia kirjoittaessasi sinuttelu vai teitittely, valitse varmuuden vuoksi kohteliaampi puhetapa ja katso, millaisen vastauksen saat. Mukauta seuraavat sähköpostit vastaajan tyyliin sopiviksi.

Sähköpostin alkutervehdys

Sähköpostin alkutervehdyksen loppuun voi laittaa pilkun tai huutomerkin. Merkin voi myös jättää kokonaan pois.

Jos käytät alkutervehdyksen lopussa pilkkua, aloita viesti pienellä alkukirjaimella.

Hei Anne,

tässä raportti, jonka lupasin lähettää.

Muussa tapauksessa aloita viesti aina isolla alkukirjaimella.

Hei Anne

Tässä raportti, jonka lupasin lähettää.

Hei Anne!

Tässä raportti, jonka lupasin lähettää.

Sähköpostin lopputervehdys

Sähköpostin lopputervehdys kirjoitetaan joko omalle rivilleen ennen allekirjoitusta tai samalle riville kuin allekirjoitus. Lopputervehdys kirjoitetaan yleensä isolla alkukirjaimella eikä sen ja allekirjoituksen väliin tule pilkkua.

Ystävällisin terveisin

Maija Meikäläinen

Terv. Maija

Työsähköpostin otsikko

Muotoile sähköpostin otsikko aina niin, että se kuvaa hyvin viestisi sisältöä.

Vältä liian suppeaa otsikkoa. Esimerkiksi ”Raportti”, ”Pyytämäsi asiakirjat” tai ”Kysymys palaverista” jättävät paljon arvailujen varaan. Vastaanottaja toivoo näkevänsä jo otsikkoa vilkaisemalla, minkä projektin raportista on kyse, minkä hankkeen asiakirjoja viesti sisältää, ja koskeeko kysymys tunnin kuluttua vai ensi kuussa pidettävää palaveria.

Osuva otsikko parantaa mahdollisuuksiasi saada sähköpostiisi vastaus toivomassasi aikataulussa, ja se jos mikä sujuvoittaa työntekoa.

Oletko työuran alussa? Lue 10 työnhakuvinkkiä uran alkuvaiheessa olevalle