Miten organisoida arki globaalissa organisaatiossa

Globalisoituvassa maailmassa yhä useampi työskentelee kollegojen ja tiimien kanssa, jotka fyysisesti sijaitsevat eri aikavyöhykkeillä, pahimmillaan vieläpä aivan päinvastaisilla. Miten organisoida arki, kun työ vaatisi läsnäoloa aikaisesta aamusta myöhäiseen iltaan?

Jos teet Suomesta käsin töitä aasialaisten kollegojen ja asiakkaiden kanssa, työpäiväsi alkavat kukonlaulun aikaan. Toisaalta, jos sidosryhmät ovat Amerikassa, työpäiväsi näiden kanssa alkaa vasta kun suomalainen työpäivä on jo pulkassa.

Digitaaliset työkalut mahdollistavat meille sen, että palavereita voi järjestää kutakuinkin missä maailman kolkassa vain – kunhan internet toimii – ja minne maailman kolkkaan vain. Samalla kuitenkin kun olemme täysin tavoitettavissa koko ajan, myös paine olla tavoitettavissa koko ajan kasvaa. Onko tämä edes inhimillistä?

On sanomattakin selvää, että eri aikavyöhykkeiden välillä työskentely on raskasta. Jos pallottelee arkena Aasian ja Amerikkojen välillä, pitäisi käytännössä olla parhaassa iskussa aamusta iltamyöhään, mikä on käytännössä aika mahdotonta. Siinä kohtaa kun työpäivä muuten olisi lopussa ja päivän kuormitus imenyt jo kaikki mehut, pitäisi vielä jaksaa tsempata Amerikan kollegoita tai asiakkaita varten. Melkoista myllytystä, eikö?

Tauota päivä ja sovi rajat

Moni ratkaisee aikavyöhykehaasteen pitämällä keskellä päivää taukoja, joissa akkuja voi ladata. Tämä voi olla liikuntaa, meditaatiota tai ihan vaan lepoa – kunhan työ jää hetkeksi taka-alalle. Kaikille tämä ei ole mahdollista, sillä suomalaiset kollegat ja asiakkaat saattavat vaatia omaa osuuttaan työajasta juuri keskellä päivää.

Tärkeää olisikin sopia selkeät säännöt, milloin ja missä työtä tehdään. On kohtuutonta odottaa, että yksittäinen työntekijä kantaa monen aikavyöhykkeen haasteet organisaatiossa yksin. Työtaakkaa voidaankin globaaleissa organisaatioissa jakaa tasaisemmin niin, että eri työntekijät vastaavat eri aikavyöhykkeistä. Näin yksi voi aloittaa päivänsä aikaisin ja myös lopettaa ennen muita, kun toisen työpäivä alkaa vasta myöhemmin. Keskellä päivää tietoa voidaan jakaa saman aikavyöhykkeen kollegoiden kesken, jolloin kapula vaihtuu sujuvasti.

Moni organisaatio ajautuu tähän haasteeseen pikku hiljaa yrityksen laajentuessa maailmalle. On tärkeää, että olosuhteiden muuttuessa myös työntekijöiden jaksaminen muuttuvassa toimintaympäristössä huomioidaan riittävän ajoissa, jotta ylikuormittumista ei pääse tapahtumaan.

Jatkuva matkustaminen on asia, joka viimeistään saa kupin läikkymään yli, jos palautumista ei ehdi tapahtua. Johdon ja esimiesten tehtävä on huolehtia riittävistä resursseista, mutta yhtä lailla työntekijällä on vastuu huolehtia omasta jaksamisestaan ja kertoa jos siinä on havaittavissa muutoksia. Kukaan ei ole superihminen ja jaksa kaikkea, vaan on ihan ok kertoa kun voimat eivät enää riitä.