Työelämän tahti kiihtyy jatkuvasti, ja tietotyö velvoittaa aivoja raksuttamaan täydellä teholla aamusta iltaan.

Vaikka uudet laitteet tekevät työstä teknisesti yhä vaivattomampaa, moni uupuu tietotyön ääreen. Työterveyspsykologi vinkkaa, miten voi kääntää tietotyön palkitsevaksi.

Sähköpostien, puhelujen, palaverien ja pikaviestien tulvassa tärkeän ja turhan tiedon raja hämärtyy vääjäämättä. Liian suuri määrä informaatiota stressaa ja saa asioiden mittasuhteet katoamaan. Moni näyttää ulospäin olevan kaikessa mukana, mutta todellisuus on toinen.

Tällöin työn hallinnan tilalle voi hiipiä jatkuva sählääminen. Kiireen tunteeseen ja elektronisiin apuvälineisiin jää koukkuun, ja tehtävät pääsevät kasaantumaan. Viestien lähettelyllä ja uutisvirran selailulla yritetään usein väkisin kompensoida levottomuuden tunnetta, jonka työn kontrolloimattomuus voi aiheuttaa.

Turha tieto hidastaa tekemistä

Työterveyspsykologi Antti Kaupin mukaan ongelman ytimessä on heikosti organisoitu ja johdettu työ, eivät välineet sinänsä. Ylimääräinen häly tukahduttaa herkästi olennaisen informaation alleen – ei siis ihme, että puolet asiantuntijatyötä tekevistä kärsii merkittävästä ajoittaisesta stressistä, ja jopa 15–20 prosenttia vaivaa jatkuva stressaantuneisuus. Hyvällä johtamisella liiallista hälyä ja turhaa tietoa voidaan vähentää, vaikka vastuu olennaiseen keskittymisestä onkin jokaisen oma.

Liiallinen tietokuormitus tekee keskittymisestä vaikeaa. Eri työtehtävien välillä pallottelu rasittaa erityisesti tietotyössä, kun pitäisi pysyä jatkuvasti tarkkana. Kun työssään ajautuu seuraamaan ja perehtymään liian suureen määrään tietoa, joka ei auta omassa työssä eteenpäin, tiedon hallitsemisesta ja jäsentämisestä tulee hankalampaa. Kaoottiselta tuntuva työ lisää usein myös stressin kokemusta.

Kaikki tieto ei silti ole turhaa. Kun oppii rajaamaan omaa tarkkaavaisuuttaan ja keskittymään olennaiseen, omiin työtehtäviin on mahdollista saada entistä enemmän selkeyttä. Se mahdollistaa parhaiten myös yhden työn tärkeimmistä peruskokemuksista: aikaansaamisen tunteen.

Vaienna häly

Tärkeän ja työntekoa helpottavan tiedon seulominen viestitulvan joukosta vaatii vaivaa. Sähköpostin, intran, Skypen, somen ja muiden digitaalisten välineiden äärelle olisi hyvä pysähtyä pohtimaan, missä tilanteissa ne auttavat eteenpäin ja missä taas vievät huomiota turhaan.

Ylimääräisen hälyn vähentäminen on kaikkien yhteinen tehtävä, mutta esimiehen vastuulla on huolehtia siitä, ettei tietotulvasta aiheudu työntekijöille liikaa kuormitusta. Koneet eivät korvaa ihmisen kykyä selkiyttää yhteisiä tavoitteita ja toimintatapoja.

Silloin kun tiedon virrasta poimii vain olennaisimmat osat, panostaa keskustelemiseen ja jättää jatkuvan viestittelyn, voi tietotyö tuntua taakan sijaan palkitsevalta.

Näin vältät liiallisen väsymisen tietotyössä:

- Hyväksy, ettei kaikkeen voi eikä tarvitse reagoida.

- Seulo sähköpostitulvasta kannattaa ne viestit, jotka ovat oikeasti omassa työssäsi tärkeitä.

- Hyödynnä to do -listoja. Työtehtävien jäsentelyä ja priorisointia helpottaa, kun listaat tehtävät selkeästi esimerkiksi teemoittain. Aseta asiat tärkeysjärjestykseen heti, kun ne tulevat tietoosi, niin pysyt tilanteen tasalla. Mieti, mitkä työtehtävät on tärkeintä saada tehdyksi tänään ja keskity niihin.

- Pyri tekemään aloittamasi asiat loppuun asti. Kesken jättämällä ja työtehtävää lennosta vaihtamalla työstä tulee helposti silppua, jonka hallitseminen on hankalaa.

- Panosta kasvokkain keskustelemiseen. Työn mielekkyyden ja hallinnan kokemus rakentuu parhaiten työtä arvioivissa keskusteluissa. Pohdi ennen palaverikutsun lähettämistä, minkä asian toivoisit selkeästi etenevän keskustelun tuloksena.

 

Lähde: Terveystalo