Kaikki aika menee palavereissa juostessa. Kalenteri on täynnä turhia palavereita. Kokoukset pitäisi kieltää! Kuulostaako tutulta? Et ole ainoa, joka tuskailee kokouskatastrofin kanssa, mutta miten taklata monsteri?

Jos organisaatioosi on pesiytynyt tai pesiytymässä kokouskatastrofi, tunnistat sen viimeistäänkin seuraavista piirteistä: palavereihin tullaan alituiseen myöhässä, agendat ja tavoitteet puuttuvat järjestäen palavereista, ihmiset ovat ehkä paikalla, mutta eivät aidosti läsnä ja kokouksen päätyttyä kaikille on edelleen yhtä epäselvää, miksi kokous pidettiin kuin sen alkaessakin. Miten onkin niin yleistä ajautua tällaiseen suoranaiseen palaverihelvettiin, jossa kokouskäytännöt vaihtelevat kuin kaksivuotiaan tunnetilat ja lopputulokset palavereista ovat yleensä aivan jotain muuta kuin mitä toivottiin.

Tai ehkä ongelma onkin siinä, ettei kokouksille olla osattu asettaa minkäänlaisia tavoitteita? Jos kokoontuminen tapahtuu ikään kuin tavan vuoksi eikä kokoukselta tavoitella mitään - niitä päätöksiä - ei lopputulemakaan voi olla kummoinen. Eräällä entisellä työpaikallani muutama hahmo piti tiukasti kiinni kokousajoista, siis siitä ettei kokouksia jätetty kesken, vaikka asiat olisi saatu sovittua paljon ennen palaverin virallista päättymisaikaa - koska jäljellä oli hyvää kokousaikaa. Oikeasti heillä ei vain tainnut olla mikään hoppu töihinsä ja sekös korpesi etenkin niitä, joilla oli kiire.

Kiirettä taas pidetään hyvänä ja laajalti hyväksyttävänä tekotekosyynä lähes kaikelle työelämässä tapahtuvalle epämääräiselle ja päättömälle toiminnalle. Kun on kiire, ei ehditä suunnitella riittävästi vaan lauotaan menemään ja juostaan päättöminä paikasta toiseen, mutta koska on kiire se on ok. Mutta kun ei se kiire voi olla kaikkeen huonoon käytökseen syynä - ja sitähän huono palaverikäyttäytyminen on, huonoa käytöstä. Jos kiire on tosiaan niin kova, ettei palavereissa ehditä keskittyä itse asiaan, mulkoillaan kollegoita ärsyyntyneinä kun olisi tässä muutakin, on syytä miettiä, onko palaveri osallistujalle todella tärkeä vai ei. 

Lieko sitten liian lepsun palaverikulttuurin syytä se, ettei kokouksissa kunnioiteta toinen toista, sillä siitähän tässä on kyse: uskalletaanko avata suu, jos koetaan ettei palaverissa käytävät asiat kosketa itseä, ollaanko aidosti läsnä ja kuunnellaan eikä rämpytetä sähköposteja saati valiteta suureen ääneen kuinka kiire on ja kuinka pitäisi olla jo muualla. Mikset sitten ole, mietin aina näissä tilanteissa. Aikuiset ihmiset työpaikalla eivät muka osaa keskustella sen vertaa, että voisivat sopia perus palaverisäännöistä? En usko.

Jos kuitenkin tuntuu siltä, että kokoukset ovat työpaikallasi silkkaa katastrofista toiseen siirtymistä, tässä pari vinkkiä siihen, miten voit parantaa tilannetta. Osa on sellaisia, joiden kanssa joudut opettamaan kollegoitasi toimimaan samoin, mutta uskon että se kannattaa - kaikkien osalta. 

Tässä siis 3 steppiä kokouskatastrofin taltuttamiseksi: 

Tee agenda ja vaadi sitä myös itse. Jos linjaatte yhdessä, ettei palavereita sovita ilman agendaa, päästään jo oikeaan suuntaan siinä, että kokouksen järjestäjä miettii jo ennen varauksen tekoa, mitä tällä tavoitellaan ja miksi. Agenda voi olla ihan vaan lyhyt saate, pääasia on että kaikki osallistujat tietävät etukäteen, mitä heiltä odotetaan ja mistä on kyse.

Älä osallistu, jos ei asia kuulu sinulle. Kuulostaa karulta, mutta ei ole mitään järkeä istuttaa isoa joukkoa ihmisiä vatvomassa sellaisia asioita, jotka eivät kaikkien työtä edes liippaa. Sano siis ei ”FYI”-saatteella tuleville palavereille - tai niille, joissa saatetta saati agendaa ei ole. Muista kuitenkin, että on kohteliasta kertoa palaverin kokoon kutsujalle ajoissa, miksei osallistu.

Ole läsnä ja osallistu. Sitten kun osallistut palaveriin, osallistu - älä räplää kännykkää tai lähettele sähköposteja, se ei oikeasti ole kohteliasta, vaan keskity käsillä olevaan asiaan. Teet palveluksen kaikille kun asiat saadaan tehokkaammin käsiteltyä. Ja odota samaa myös muilta.

 

Paula Narkiniemi

Twitter: @PoolaKristiina

Vapaa kirjoittaja