Ei ole pötypuhetta, että viestintä on taitolaji. Ajoittain kannattaa palauttaa mieleen, että välitämme meilitse aivan yhtä suuren vaikutelman itsestämme kuin nokakkain.

Sähköposti liittyy jollain tapaa lähes kaikkien työhön tänä päivänä. Pikaisia meilejä ei tarvitse rustailla Runebergin tyyliin, mutta pari perussääntöä kannattaa pitää mielessä pahimpien väärinkäsitysten välttämiseksi.

Sanoisitko sen ääneen?

Älä kirjoita mitään, mitä et sanoisi ääneenkin. Rivien välistä kettuilu, alentuva sävy ja muut negatiiviset vivahteet jäävät elämään ikuisiksi ajoksi sähköpostikirjeenvaihtoon.

Kirjoitetusta tekstistä puuttuvat livekeskustelua lämmittävät ilmeet ja eleet, niinpä kirjotusasun ystävällisyyttä kannattaa välillä pitää silmällä.

Sain äskettäin pikaisesti rustatun rivin yhteistyökumppanilta, jossa hän totesi olevansa niin kiireinen ettei voi käyttää aikaa minun auttamiseeni. Sähköpostiin hän oli linkannut esimiehensä, jota pyysi auttamaan minua asiassani.

En voi lakata ihmettelemästä tätä tylyä viestiä, jonka hän vielä niin sopivasti oli itse saattanut esimiehensä tietoon. Megamoka, joka olisi vältetty parilla paremmin valitulla sanalla.

Otsikko voi kertoa kaiken

Vastaanottajaa helpottaa huimasti, kun asian koko informaatio lukee jo otsikossa. Esimerkiksi tapaamisen ajan ja paikan voi kirjoittaa otsikkoon. Näin viesti myös erottuu muiden joukosta ja jää paremmin mieleen.

Hillitse hymiösi

Hymiöt ja kaikenlaiset kivat emojit ovat herttaisia ystävien ja tuttujen kesken. Tuntemattomalle asiakkaalle tai yhteistyökumppanille niitä ei kannata laittaa.

Hymiö, vaikkakin ystävällinen ele, antaa herkästi naiivin, jopa ammattitaidottoman kuvan. Se on hiukan kuin sähköpostimaailman halaus tai heilutus - ei vieraille.

Tee tekstistä ruutuystävällistä

Moni lukee meilit puhelimelta. Pisteet, pilkut, oikeinkirjoitus ja lyhyet lauseet helpottavat tätä hommaa huomattavasti.

Kaikillehan näppäilyvirheitä sattuu, mutta on ihan kunnioittavaa vastaanottajaa kohtaan edes yrittää kirjoittaa luettavaa tekstiä.

Paljon parjattu huutomerkki on oman meilietikettini mukaan ihan ok. Huutomerkki oikeissa kohdissa, kuten tervehdyksissä, toivotuksissa, pahoitteluissa ja vastaavissa on ainakin minun makuuni ihan paikallaan.

Sen sijaan kolme pistettä jättää usein liikaa tulkinnanvaraa. Se saattaa jopa kumota asiasi, eikä mystisyys ole työmeileissä toivottu ilmiö.

Kolmen pisteen virheellinen versio, kaksi pistettä, ei tarkoita yhtään mitään, ja kehottaisinkin luopumaan sen käytöstä heti paikalla.

Älä ignooraa!

Tätä tapahtuu ällistyttävän paljon; sähköpostiviestiin ei vastata tai siihen vastataan todella myöhässä. Viikko on virtuaalimaailmassa ikuisuus.

On turhaa ajanhukkaa muistuttajalle, mutta noloa muistutetulle, jos samaa meiliä saa pommittaa useamman kerran.

Tätä selkeämmin et voi viestiä, että ignooraamasi tai jonon perälle siirtämäsi ihminen on tärkeysjärjestyksessäsi olematon.

Meillä kaikilla on ne ”tärkeimmät” yhteistyökumppanit, mutta juju on nimenomaan siinä, että asiakkat eivät sitä huomaa.

Sivuuttaisitko kadulla tapaamasi työtuttavan tervehdyksen tai tiedustelun samalla tavoin?

 

 

 

 

 

 

Lisää uusi kommentti