Yksikön assistentti (asiakirjahallinta)

Yksikön assistentti (asiakirjahallinta)

Geologian tutkimuskeskus hakee yksikön assistenttia operatiiviseen johtoon tukemaan GTK:n operatiivista toimintaa ja tulosyksiköitä päivittäisessä työssä. Toimipaikkasi on Kuopio, Rovaniemi tai Outokumpu. Työskentelemme joustavasti hybridimallilla; sekä toimistolla että etänä.

Tehtäviesi pääpaino on operatiivisen toiminnan asiakirjahallinnassa ja sähköisen allekirjoitusprosessin tukipalveluissa sekä erilaisten asiakirjojen viimeistelyssä. Päivittäistä työarkeasi ovat asianhallintaan ja sähköiseen allekirjoittamiseen liittyvät henkilöstön neuvonta- ja kouluttamistehtävät sekä asianhallinnan kehittäminen operatiivisen toiminnan sujuvoittamiseksi. Ammattimaisella otteellasi osallistut aktiivisesti GTK:n kirjaamotoimintaan ja toimit osan työajastasi kirjaamovastaavan sijaisena. Lisäksi vastuullasi on erilaisia tulosyksiköiden arkea helpottavien tehtävien hoitamista esim. kalentereiden hallintaa, kokous- ja matkajärjestelyjä sekä viestintää.

Olet osa viisihenkistä assistenttitiimiä ja toimit kirjaamoverkoston jäsenenä. Raportoit operatiivisessa johdossa toimivalle projektitoiminnasta vastaavalle päällikölle. Tehtävässä menestyminen edellyttää tiivistä kanssakäymistä ja viestintää tulosyksiköiden päälliköiden ja asiatuntijoiden kanssa sekä GTK:n eri johdon vastuualueilla toimivien assistenttien kanssa.

Odotamme sinulta  

• Olet suorittanut tehtävään soveltuvan tutkinnon (esimerkiksi ammatillinen assistenttikoulutus, tradenomi tai asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutus).
• Sinulla on vahva kokemus soveltuvista assistenttitehtävistä sekä olet hyvin perehtynyt asiakirjahallintaan ja ymmärrät tiedonohjaussuunnitelmia.
• Hallitset erilaisia digitaalisia järjestelmiä (mm. asiakirjahallintajärjestelmä/ tiedonhallintajärjestelmä, toimisto-ohjelmistot) sujuvasti.
• Sinulla on hyvät tiedonhallintataidot ja kiinnostusta edistää sähköisten järjestelmien käyttöä.
• Sinulla on hyvä kielitaito (suomi, englanti).

Henkilökohtaisilta ominaisuuksiltasi olet tarkka sekä osaat priorisoida ja organisoida omaa työtäsi ratkaisukeskeisellä otteella. Viestintä- ja yhteistyötaitosi ovat vahvat, innostut hyvän palvelukokemuksen luomisesta ja luovit eteenpäin luontevasti erilaisissa tilanteissa. Opit innokkaasti uutta ja pidät monta lankaa käsissäsi yhtä aikaa.

Luemme eduksi

• Kokemuksen valtionhallinnosta ja asiantuntijaorganisaatiossa toimimisesta
• Kokemuksen sähköisten allekirjoitusjärjestelmien käytöstä
• Muun kielitaidon (esim. ruotsi, espanja tai ranska)

Tarjoamme sinulle 

Tarjoamme sinulle tehtävän kansainvälisessä toimintaympäristössä ja mahdollisuuden vaikuttaa omaan työhösi. Pääset työskentelemään monimuotoiseen yhteisöön, jossa arvostetaan jokaisen työpanosta. Uudistamme määrätietoisesti osaamistamme ja toimintaamme. Henkilöstön hyvinvoinnista huolehdimme laaja-alaisen työhyvinvointia tukevan toiminnan avulla. Tarjoamme lisäksi valtionhallinnon lomaedut sekä modernin ja monipaikkaisen työn puitteet, kuten joustavan työajan ja etätyömahdollisuudet. Tutustu meihin lisää: www.gtk.fi/ura-gtkssa 

Palkkaukseen liittyvät tiedot 

Tehtävän palkkaus määräytyy vaativuusluokan 7 sekä tehtävään valittavan henkilön osaamisen mukaan. Palvelussuhteen alkuvaiheessa kokonaispalkka on noin 3196 - 3406 €/kk.

Turvallisuusselvitys 

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys (Turvallisuusselvityslaki 726/2014). Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista löytyy tarkempia tietoja osoitteessa www.supo.fi 

Muut tehtävään liittyvät tiedot 

Tehtävä alkaa 1.11.2022 tai sopimuksen mukaan. Työsuhde on toistaiseksi voimassa oleva.

Lisätietoja antaa tuleva esihenkilösi Raisa Neitola puh. 050 348 7643, tavoitettavissa 8.8. klo 14-16 ja 15.8. klo 14-16 sekä sähköpostitse (raisa.neitola@gtk.fi) viikoilla 32-33.

Lähetäthän hakemuksesi ansioluetteloineen valtiolle.fi-järjestelmän kautta 29.8.2022 klo 16.15 mennessä. Työavain 322-884-202. 

Haastattelut on suunniteltu pidettäväksi syyskuussa.

Huomioithan, että hakijoiden nimet ja hakemukset liitteineen ovat julkisia.