(Poistunut julkaisusta)

Toimistosihteeri
Helsingin Kaupunki

Alkuperäinen julkaisupäivä 10.9.2018

Tehtävän kuvaus


Haemme toimistosihteeriä Toimistopalvelun toimisto 4:ään 1.10.2018 alkaen tai sopimuksen mukaan. Tehtävänä on toimia HelppiSeniorin asiakasohjauspäällikön ja arviointipäällikön sihteerinä.

Työtehtävät sisältävät mm. pöytäkirjapäätösten valmistelua, pöytäkirjan koontia ja otekäsittelyn sekä muistutusten, kantelujen ja lausuntopyyntöjen käsittelyä Ahjossa. Tehtäviin kuuluu myös ostolaskujen käsittelyä, hankintaehdotusten ja toimeksiantojen valmistelua, virka- ja työsopimusten valmistelua, kokoussihteerinä toimimista sekä talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon tehtäviä. Kokousten ja muiden tilaisuuksien järjestäminen on myös osa työnkuvaa.

Tehtäviin kuuluu olennaisena osana erilaisten sähköisten oikeuksien ja tunnusten hankintaa, ylläpitoa ja päivittämistä sekä yhdyshenkilönä toimimista. Tärkeää on myös asiointi viranomaisten, oman toimiston sosiaalityöntekijöiden ja muiden yhteistyötahojen kanssa.

Myös yksikön sisäinen tiedottaminen, sähköpostin yhteystietojen ja jakelulistojen ylläpito, yksikön intra-sivuston ylläpito ja www-sivuston päivitys ja yksikön y-hakemistorakenteen ylläpito kuuluu tehtäviin.

Pääasiallisesti käytössämme olevat käyttöjärjestelmät ja ohjelmat ovat AHJO, Baswaren tuoteperheeseen kuuluvat BIP (BIPmonitor ja ServiceNow- asiakasportaali) ja KOSTI, Microsoft Office -ohjelmat, eHijat, eRekry, eTaika, HR-työpöytä, iStore-tilausjärjestelmä, M2 Blue.

Jos sinusta tuntuu, että olet etsimämme henkilö, käythän jättämässä hakemuksesi helsinkirekry.fi kautta.

Kelpoisuusehto


Soveltuva korkeakoulututkinto (esim. tradenomi) tai vastaava aikaisempi opistotasoinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen tutkinto, esim. merkonomi tai muu soveltuva koulutus.

Kielitaitovaatimuksena on suomen kielen hyvä suullinen ja tyydyttävä kirjallinen taito.

Ennen valintapäätöstä hakijan on esitettävä työterveyshuollon arvio edellytyksistään hoitaa työhön kuuluvia tehtäviä.

Luemme eduksi


kokemuksen talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon toimistotehtävistä sekä sosiaali- ja terveystoimialan organisaation tuntemuksen. Myös Ahjo-osaaminen on eduksi hakijalle.