OPINTOSIHTEERI
Aalto-yliopisto

Hae työpaikkaa
Alkuperäinen julkaisupäivä 8.10.2021

Aalto-yliopisto on rohkeiden ajattelijoiden yhteisö, jossa tiede ja taide kohtaavat tekniikan ja talouden. Tunnistamme ja ratkaisemme yhteiskunnan suuria haasteita ja rakennamme innovatiivista tulevaisuutta. Yliopistossa on kuusi korkeakoulua, lähes 11 000 opiskelijaa ja henkilöstöä noin 4000, joista lähes 400 on professoreita. Pääkampuksemme sijaitsee Espoon Otaniemessä.

Monimuotoisuus on osa meitä, ja teemme jatkuvaa työtä yhteisömme monimuotoisuuden ja syrjimättömyyden varmistamiseksi. Siksi kannustammekin päteviä hakijoita taustasta riippumatta liittymään yhteisöömme.

Haemme nyt Perustieteiden korkeakoulun oppimispalveluihin

OPINTOSIHTEERIÄ

Oletko kiinnostunut opiskelijapalvelujen tehtävistä kansainvälisessä yliopistomaailmassa ja kansainvälisten opiskelijoiden kanssa? Nautitko monipuolisesta työstä, jossa päivääsi voi kuulua niin opiskelijoiden neuvontaa, opetushenkilöstön kanssa toimimista kuin opintohallinnon rutiinitehtäviäkin?

Jos vastasit kyllä, tämä voisi olla sinun tehtäväsi. Haemme tiimiimme kollegaa vakituiseen työsuhteeseen, jonka on tarkoitus alkaa mahdollisimman pian.

Tehtävä

Opintosihteerin tehtävä sijoittuu opiskelijapalveluiden ydintehtävät -tiimiin, jossa hoidetaan opiskelijoiden valmistumisprosessiin ja tutkintotodistuksiin liittyviä tehtäviä sekä yleisasiakaspalvelua liittyen esimerkiksi opinto-oikeuksiin ja lukuvuosi-ilmoittautumisiin. Tiimisi lisäksi pääset tekemään laaja-alaisesti yhteistyötä myös muiden oppimispalveluiden sekä laitoksen akateemisen henkilöstön kanssa.

Ainakin alkuvaiheessa, tässä tehtävässä vastaat erityisesti maisteriopiskelijoiden tutkintohallintoon liittyvistä tehtävistä, kuten hakemusten käsittelystä, valmistumiseen ja diplomitöihin liittyvistä hallinnollisista prosesseista sekä tutkintotodistusten tekemisestä. Asiakaspalvelu ja opintoneuvonta näihin liittyvissä asioissa on olennainen osa työnkuvaasi. Lisäksi tuet ohjelmien henkilökuntaa ja opiskelijapalveluita mm. opintotietojärjestelmiin, raportointiin ja seurantaan liittyvissä tehtävissä. Tehtäviisi voi myös kuulua henkilökohtaisten opintosuunnitelmien käsittelyä sekä avustavia tehtäviä maisterivaiheen valintojen toimeenpanossa ja valinnasta tiedottamisessa.

Tällä hetkellä Aalto-yliopistossa digitalisoidaan vahvasti opettajien ja opiskelijoiden palveluita. Siten toimenkuvaasi kuuluu myös uusien järjestelmien ja työkalujen käyttöönottoon liittyviä tehtäviä.

Mitä odotamme sinulta?

Tässä tehtävässä tarvitset tarkkuutta ja kykyä itsenäiseen oman työn suunnitteluun ja johtamiseen. Valmistumisprosessi noudattaa ennalta määriteltyä aikataulua, jonka puitteissa toimitaan.

Tehtävä edellyttää myös valmiuksia toimia monikulttuurisessa ympäristössä kansainvälisten opiskelijoiden ja henkilökunnan kanssa. Kielitaidon osalta tarvitset erittäin hyvää suomen ja englannin kielen taitoa sekä riittävää ruotsin kielen taitoa. Tehtävässä on eduksi, jos sinulla on jo aiempaa yliopisto- ja korkeakouluhallinnon tuntemusta. Toivomme lisäksi, että sinulla on vahvat tietotekniikkataidot, ja että pystyt ottamaan nopeasti haltuun erilaiset opintohallinnon tietojärjestelmämme. Tehtävä voi sopia niin juuri valmistuneelle soveltuvan korkeakoulututkinnon suorittaneelle, kuin pidemmän linjan hallinnon ja sihteerityön ammattilaiselle.

Tässä roolissa teet jatkuvaa yhteistyötä lähitiimisi, Aallon oppimispalveluiden sekä laitoksen akateemisen henkilöstön kanssa. Olet avainhenkilö opiskelijoiden neuvonnassa. Siksi on tärkeää, että nautit asiakaspalvelutyöstä, ja että sinulla on hyvät vuorovaikutustaidot, jotka auttavat sinua työskentelemään monenlaisten ihmisten kanssa sekä ratkaisemaan erilaisia haasteita joustavasti ja hyvässä yhteistyössä.

Työpäivät ovat vaihtelevia ja tehtävät monipuolisia, mikä edellyttää myös hyviä organisointitaitoja ja kykyä toimia ratkaisukeskeisesti muuttuvissa tilanteissa. Samalla kuitenkin toivomme, että pidät myös rutiineista, jotka ovat myös olennainen osa tehtävänkuvaa opintohallinnon sihteerillä.

Tarjoamme

Meillä pääset työskentelemään innostavassa opiskelijoiden, tutkijoiden ja muiden ammattilaisten yhteisössä, jossa edistämme yhteiskunnallisesti merkittäviä tavoitteita tieteen ja koulutuksen saralla.  Tarjoamme sinulle mahdollisuuden olla mukana tekemässä ja kehittämässä opintohallinnon palveluita ammattitaitoisessa porukassa. Saat tehtäviisi hyvän perehdytyksen ja tiimin tuen, minkä lisäksi meillä on myös kattava henkilöstökoulutuksen tarjonta.

Työpiste sijaitsee Otaniemen uudistuneella ja eläväisellä kampuksella. Täällä on hyvät palvelut sekä erinomaiset liikenneyhteydet moniin suuntiin. Töitä on mahdollista tehdä korona-ajan jälkeenkin osittain myös etänä ja työajat ovat joustavat. Teemme tärkeää työtä opiskelijoidemme onnistuneen opintopolun eteen - tervetuloa mukaan!

Kiinnostuitko?

Jos haluat liittyä joukkoomme, lähetäthän vapaamuotoisen hakemuksesi ja CV:si Aallon sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta viimeistään 25.10.2021. Jos työskentelet jo Aalto-yliopistossa, haethan tehtävää Workdayn työntekijä-profiilisi kautta: Workday -> Find jobs. Haastatteluja voidaan pitää jo hakuaikana, joten toivomme, että lähestyt meitä nopeasti.

Vastaamme mielellämme mahdollisiin kysymyksiisi. Voit ottaa yhteyttä suunnittelija Elsa Kivi-Koskiseen, puh. 050 537 3352 (ei tavoitettavissa 20.–22.10.) tai opintoasianpäällikkö Mari Knuuttilaan puh. 050 537 3358. Sähköpostit ovat muotoa etunimi.sukunimi@aalto.fi.

Lisää Aallosta työnantajana: https://www.aalto.fi/fi/toihin-aaltoo

Hae työpaikkaa

Lähetä ilmoitus kaverille

Lisätiedot