Hallintoassistentti

Tehtävän kuvaus

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimen keskitetyt toimistopalvelut (toimisto 4) hakee hallintoassistenttia työsuhteeseen ajalle 2.1.2023 (tai sopimuksen mukaan) - 31.12.2023.

Tehtäviin kuuluu;
- assistenttipalvelut, mm. asiakas- ja puhelinpalvelu, sähköpostin ja kalenterin hallinta, postin käsittely, jakelulistojen päivittäminen. Asiointi viranomaisten ja muiden yhteistyötahojen kanssa. Kuntalaisten neuvonta ja ohjaus hallinnollisissa menettelytavoissa. Toimialan toimeksiannot: esim. erilaisten tietojen kokoaminen ja määräaikoihin sidotut tehtäväkokonaisuudet
- kokous- ja virkamatkajärjestelyt ja johtoryhmän kokoussihteeriys
- Sairaala, kuntoutus- ja hoivapalvelua koskevien viranhaltijapäätösten ja henkilöstöhallinnon päätösten valmistelu sekä hallinnollisten lausuntojen, selvitysten, kirjeiden ja muiden asiakirjojen tekninen valmistelu ja laatiminen Ahjo-asianhallintajärjestelmässä, postitus ja siihen liittyvät tehtävät ja tilastointi
- tietojen hankintaan ja hallintaan sekä sopimusten hallintaan ja arkistointiin liittyvät tehtävät
- Maksusitoumusten valmistelu ulkokuntiin ja laskujen tarkastus
- Erilaisten järjestelmien yhteys- ja tukihenkilötehtävät sekä käyttöoikeuksien hallinta, esim. Ahjo, Onni, Bosti, M2, Sarastia, työsuojelupakki ja Helbit

Haastattelemme hakijoita mahdollisesti jo hakuaikana.

Kelpoisuusehto:

Soveltuva korkeakoulututkinto (esim. tradenomi) tai vastaava aikaisempi opistotasoinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen tutkinto, esim. merkonomi tai muu soveltuva koulutus.

Kielitaitovaatimuksena on suomen kielen hyvä suullinen ja tyydyttävä kirjallinen taito.

Lisäksi edellytämme:

Hyvää tehtävien organisointi- ja priorisointikykyä, joustavuutta ja luotettavuutta, erilaisten sähköisten järjestelmien osaamista ja nopeaa omaksumiskykyä, hyviä vuorovaikutus-, verkostoitumis- ja asiakaspalvelutaitoja, positiivisuutta, oma-aloitteisuutta ja itsenäistä työotetta sekä kykyä toimia jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä.

Luemme eduksi:

Aikaisemman työkokemuksen johdon assistenttitehtävistä, kokemuksen kunta-alalta, asianhallintajärjestelmän käyttökokemuksen, Helsingin kaupungin organisaation, toimintatapojen ja ICT-järjestelmien tuntemuksen sekä Sairaala, kuntoutus- ja hoivapalvelun tuntemuksen.

Sopimusala

KVTES Kunnallinen yleinen virka- ja työehtosopimus

Lisätietoja tehtävästä antaa

Toimistopalveluesimies Tony Katajapuhjo, tony.katajapuhjo@hel.fi

Lisätietoa

https://www.hel.fi/fi/sosiaali-ja-terveyspalvelut/toihin-meille