Administrative Assistant

Administrative Assistant

Olemme vastuullinen toimija. Tekemisemme keskiössä ovat kestävät ratkaisut, osaavat ja hyvinvoivat ihmiset, ja eettinen liiketoiminta. Arvot luovat toimintamme perustan.

Administrative Assistant
Sijainti: Helsinki

Newsec on johtava kiinteistöjen ja energiasiirtymän asiantuntija sekä luotettava neuvonantaja, joka toimii seitsemässä maassa Pohjoismaissa ja Baltiassa. Yhteensä meitä newsecläisiä on 2700. Neuvomme asiakkaitamme kiinteistösijoituksiin, kiinteistöjohtamiseen ja arvonluontiin liittyvissä kysymyksissä.

Financial Management Service (FMS) on liiketoimintayksikkö, jossa meitä on noin 200 asiakasrajapinnassa toimivaa asiantuntijaa. Tuotamme asiakkaillemme monipuolisesti talous- ja vuokrahallinnon palveluja.

Olisitko sinä etsimämme liiketoimintayksikkömme Administrative Assistant?

Tehtävän kuvaus

Tässä tehtävässä työskentelet tiiviissä yhteistyössä liiketoimintayksikön johtoryhmän kanssa. Vastaat yksikön johtoryhmän koordinoinnista sekä moninaisten asioiden organisoinnista. Huolehdit johdon kokousjärjestelyistä sekä valmistelet johdon esitysmateriaaleja. Hoidat erilaisia hallinnollisia tehtäviä. Lisäksi osallistut erilaisten tapahtumien suunnitteluun ja järjestelyyn.

Hoidat myös rekrytointiprosessin koordinointia, koordinoit koulutuksia ja perehdytystä sekä osallistut erilaisiin henkilöstöhallinnon tukitehtäviin.

Tehtävässä korostuu järjestelmällisyys, tehokkuus ja luottamuksellisuus.

Keskeiset vastuualueet

Johdon assistenttitehtävät:

• Kokousten järjestelyt, muistioiden laatiminen, raporttien koostaminen ja tarjous- ja muiden asiakirjojen valmistelu

• Johdon päivittäisten asioiden hoitaminen

• Erilaisissa erityisprojekteissa avustaminen, materiaalien kokoaminen ja työstäminena

• Tiimin, asiakastapahtumien ja koulutustilaisuuksien ja muiden tapahtumien järjestäminen yhdessä tiimien kanssa

• Sisäisen viestinnän tuki ja materiaalien valmistelu

Henkilöstöhallinnon tukitehtävät:

• Rekrytointiprosessin avustaminen

• Henkilöstön perehdytysprosessin tukeminen

• Liiketoimintayksikön henkilöstötapahtumien järjestely

• Henkilöstöraporttien ja -tilastojen koostaminen, dokumenttien hallinta

• Erilaisten projektien koordinointi

Osaaminen:

• Olet kiinnostunut ihmisistä ja tiimidynamiikasta numeroiden, prosessien ja projektihallinnan lisäksi.

• Olet kehitysorientoitunut

• Aiempi kokemus johdon assistentin ja/tai HR-tehtävien parissa katsotaan eduksi

• Erinomainen suomen ja englannin kielen taito, sekä suullisesti että kirjallisesti

• Hyvät IT-taidot (MS Office -ohjelmistot)

• Hyvät vuorovaikutustaidot ja palveluhenkisyys

• Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä, sekä priorisoida tehtäviä

Persoonallisuus ja taidot:

• Järjestelmällinen, tarkka ja tehokas

• Hyvät ongelmanratkaisutaidot ja kyky sopeutua muuttuviin tilanteisiin

• Positiivinen asenne ja halu kehittää itseään ja omaa osaamistaan

Tämä rooli tarjoaa mahdollisuuden olla avainasemassa tukemassa johdon ja hallinnon sujuvaa toimintaa ja kehittämistä.

Hakeminen ja lisätiedot

Laitathan hakemuksesi linkin kautta viimeistään 10.11.2024. Voit laittaa hakemukseen myös palkkapyyntösi.

Jos sinulla on mielessä vielä kysymyksiä tehtävääsi tai meillä työskentelyyn liittyen, Sanni vastaa mielellään kysymyksiisi. Voit lähettää hänelle sähköpostia osoitteeseen sanni.sojonen@newsec.fi.

Asiantuntijapalvelumme Taloushallinnon työpaikat

Sijainnit Helsinki

Etätyömahdollisuus Hybridi